Административный специалист по экспортным операциям (Администратор офиса) at Tengri Tyres — NeverHard

Обязанности: Административная поддержка по заявкам и закупкам ERP; Полное администрирование и сопровождение документооборота по большому экспорту; Координация передачи документов между центральным офисом РК и коллегами по большому экспорту в других странах; Обеспечение стабильной реализации экспортных операций при дальнейшем росте объемов; Централизованное хранение и администрирование экспортной документации; Делопроизводство: подготовка, распечатка, подписание, сбор, подшивка и хранение документов; Повышение дисциплины и качества документооборота; Отправка/получение корреспонденции, подготовка и регистрация писем/административных приказов/договоров Передача и сопровождение документов в бухгалтерию, маркетинг и другие функции; Организация подписаний (в т.ч. предоставление документов на подпись и последующая отправка); Контроль комплектности и корректности пакетов документов по каждому клиенту/операции; Роль единой точки сбора, контроля и движения документов внутри центрального офиса РК; Заказ, получение, учет и выдача канцелярских и хозяйственно-бытовых товаров, продуктов питания для чайной комнаты, бутилированной питьевой воды; Обеспечение контроля за расходами и остатками, своевременное пополнение запасов; Контроль над сроками технического обслуживания и работоспособностью кулеров; Взаимодействие с поставщиками в рамках своих должностных обязанностей: подготовка тендерной документации (при необходимости), проведение тендеров и ценовых + сравнений, осуществление переговоров с контрагентами, согласование максимально выгодных условий и стоимости оказания услуг, товаров, подготовка договоров к подписанию с двух сторон; Обеспечение высокого уровня оказываемых услуг провайдерами, оперативное решение возникающих вопросов и проблем с провайдерами, контроль качества уборки в офисе, предоставления услуг такси, сотовой связи, экспресс-почты, организации командировок и прочих услуг; Взаимодействие с компаниями, поддерживающими функционирование офиса: арендодатели, мобильная связь, топливные карты, такси; Помощь и участие в планировании бюджета и прогноза расходов, контроль фактических затрат в своей зоне ответственности, контроль расчетов с поставщиками по своему направлению, нахождение путей оптимизации расходов; Отслеживание перерасходов и предложение вариантов экономии затрат по необходимости (выбор поставщика услуг, подготовка пакета документов); Снятие растущей рутиной нагрузки с руководителей; Прочие поручения руководителя. Требования: Высшее образование. Опыт работы в области администрирования бизнес-процессов. Базовые навыки бухгалтерского документооборота. Уверенный пользователь Windows NT, Word, Excel, Outlook; Знание английского языка на уровне Intermediate приветствуется. Навыки тайм-менеджмента и многозадачность; Ориентация на результат, проактивный подход в работе. Хорошие организаторские способности. Отличные коммуникативные качества и сотрудничества, ведения переговоров. Внимание к деталям. Опыт работы в системе 1С:ERP будет огромным преимуществом. Условия: работа в международной компании официальное трудоустройство с первого дня работы прозрачная система оплаты труда годовой бонус ДМС после прохождения испытательного срока оплата сотовой связи работа в уютном офисе в центре города интересные проекты, вызовы и задачи возможности карьерного и профессионального роста