Service Clientele / Customer Service Representative at Fuze HR Solutions Inc. — NeverHard

Job DescriptionJob Description Représentant(e) au service à la clientèle et à la gestion des commandes Lieu : Saint-Laurent, QC Salaire : 50k - 55k / an Responsabilités principales Service à la clientèle et gestion des commandes Offrir un service à la clientèle exceptionnel par téléphone, courriel, télécopieur et en personne dans notre salle de montre. Saisir avec précision les commandes des clients dans le système ERP et confirmer les détails des commandes. Répondre rapidement aux demandes des clients et assurer un suivi efficace des questions et des requêtes. Vérifier que les commandes sont saisies selon les prix convenus avec les clients ou conformément aux soumissions de projets. Traiter les demandes de soutien technique avec professionnalisme et les acheminer au besoin. Gérer les demandes de retour de marchandise en recueillant et en validant toute la documentation requise. Transmettre les demandes de codification (keying) aux départements internes concernés. Collaborer avec le service des comptes recevables afin de surveiller les limites de crédit des clients. Informer les représentants ou gestionnaires de comptes lorsque des commandes sont retournées ou refusées à la livraison. Gestion du comptoir de ramassage Préparer et organiser les commandes destinées au ramassage par les clients. Regrouper les commandes d'un même client et les placer dans les emplacements désignés. Maintenir l'aire de ramassage propre, organisée et à jour. Effectuer le suivi des commandes non récupérées après deux semaines. Gestion des commandes en attente (Back Orders) Générer et analyser les rapports de commandes en attente afin d'identifier celles prêtes à être expédiées. Allouer l'inventaire disponible et préparer les documents nécessaires à l'expédition. Effectuer le suivi des commandes devant être expédiées en totalité. Autorisations de retour de marchandise (RMA) Évaluer les demandes de retour et valider les renseignements fournis afin d'émettre un numéro d'autorisation de retour (RMA), lorsque requis. Déterminer et communiquer les frais de réapprovisionnement applicables, s'il y a lieu. Saisir les RMA dans le système ERP et joindre toute la documentation pertinente. Informer les clients des prochaines étapes, qu'il s'agisse d'un retour, d'une réparation, d'un remplacement ou de l'émission d'un crédit. Qualifications Minimum de 2 ans d'expérience en service à la clientèle, gestion des commandes ou dans un domaine connexe. Grande attention aux détails et excellentes aptitudes organisationnelles. Expérience avec un système ERP. Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel et Outlook). Excellentes compétences en communication, tant à l'oral qu'à l'écrit. Capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique. Bilinguisme (français et anglais), à l'oral comme à l'écrit. Atouts Approche axée sur le service à la clientèle. Excellentes aptitudes pour la résolution de problèmes. Esprit d'équipe et capacité à travailler de façon autonome. Sens de l'organisation, fiabilité et souci de la qualité. --------------------------------------------------------------------------------------------------- Customer Service & Order Management Representative Location: Saint-Laurent, QC Salary : 50k - 55k / year Key Responsibilities Customer Service & Order Management Provide exceptional customer service by phone, email, fax, and in person at our showroom. Accurately enter customer orders into the ERP system and confirm order details. Respond promptly to customer inquiries and provide timely follow-up. Ensure all orders are entered using the appropriate customer pricing and project quotation terms. Handle technical support requests professionally and escalate when necessary. Process customer return requests by collecting and validating the required documentation. Submit keying requests to the appropriate internal departments. Work closely with the Accounts Receivable team to monitor customer credit limits. Notify Account Managers when customer orders are returned or refused upon delivery. Pick-Up Counter Management Prepare and organize customer orders for pick-up. Consolidate orders for the same customer and place them in designated pick-up locations. Maintain a clean, organized, and efficient pick-up area. Follow up on orders that remain unclaimed after two weeks. Back Order Management Generate and review back-order reports to identify orders ready for shipment. Allocate available inventory and prepare shipping documentation. Monitor orders that must be shipped complete. Return Merchandise Authorization (RMA) Review customer return requests and validate information to issue RMA numbers when required. Determine and communicate applicable restocking fees. Enter RMAs into the ERP system and attach all supporting documentation. Communicate return authorizations and coordinate returns, repairs, replacements, or customer credits. Qualifications Minimum of 2 years of experience in customer service, order management, or a related field. Strong attention to detail and excellent organizational skills. Experience working with ERP systems. Proficiency in Microsoft Office (Word, Excel, and Outlook). Excellent verbal and written communication skills. Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment. Bilingual in French and English. Preferred Qualifications Customer-first mindset with a commitment to exceptional service. Strong problem-solving and decision-making skills. Ability to work independently and collaboratively with cross-functional teams. Organized, reliable, and adaptable in a dynamic work environment. Apply Today! jessicak@fuzehr.com #QPQC