Офис-менеджер-архивариус at RG Gold — NeverHard

Требования к кандидату Высшее или среднее специальное образование Опыт работы в горнодобывающей отрасли в сфере делопроизводства, управления документацией или архивного дела от 1 года Знание языка: русский, казахский, английский (китайский примущество) Владение MS Office (Word, Excel, Outlook, 1 С Документооборот, Документолог), оргтехникой Знание законодательства РК «Об архивном деле», правилами Национального архивного фонда, системами электронного документооборота и методическими рекомендациями государственных органов, охраны труда и пожарной безопасности Знание принципов организации электронного и бумажного документооборота, архивного хранения и оформления документов Знание требований охраны труда, пожарной безопасности и внутренних корпоративных процедур Личные качества Ответственность, внимательность к деталям, аккуратность Организованность и системный подход к работе Соблюдение норм деловой и корпоративной этики Умение работать в команде и взаимодействовать с коллегами Доброжелательность и способность поддерживать спокойную, позитивную рабочую атмосферу Стрессоустойчивость и умение сохранять профессиональный стиль общения в нестандартных ситуациях Ответственное отношение к конфиденциальной информации и служебной документации Основные обязанности обязанности офис-менеджера Прием, регистрация, учет и распределение входящей и исходящей корреспонденции Ведение и контроль документооборота в системах 1С: Документооборот и Documentolog Подготовка, оформление, регистрация и актуализация внутренних документов Координация документооборота между подразделениями компании Контроль движения документов и своевременного исполнения поручений в рамках документооборота Организация передачи текущих задач и документов замещающему сотруднику на период отсутствия Ведение учета расходов на почтовые услуги Учет, хранение и контроль использования печатей и штампов компании, организация их изготовления и уничтожения в установленном порядке Соблюдение требований корпоративной этики, внутреннего трудового распорядка, охраны труда и пожарной безопасности обязанности архивариуса Организация и ведение архива компании в соответствии с законодательством Республики Казахстан и внутренними нормативными требованиями Контроль соблюдения требований к условиям хранения документов, включая температурно-влажностный, санитарный, противопожарный и охранный режимы Координация передачи документов от структурных подразделений на архивное хранение Прием, проверка, учет, систематизация и размещение документов на архивное хранение Формирование и оформление архивных дел: нумерация листов, оформление обложек, листов-заверителей и необходимых реквизитов Проведение экспертизы ценности документов и определение сроков их дальнейшего хранения или уничтожения Составление архивных описей дел постоянного и временного хранения, описей по личному составу, сводных описей и других необходимых архивных документов Подготовка актов о выделении документов к уничтожению и организация их уничтожения в установленном порядке Ведение учета движения и выдачи архивных документов, обеспечение их сохранности и оперативного поиска Подготовка и актуализация внутренних нормативных и методических документов по вопросам архивного дела и документооборота Обеспечение сохранности, конфиденциальности и целостности архивных и служебных документов Условия работы Место работы на производственном участке Райгородок