Офис-менеджер at Qazaq Billing — NeverHard

Обязанности: Управление документооборотом: регистрация, учет, обработка и отправка входящей/исходящей корреспонденции. Контроль исполнения: распределение документов по отделам согласно резолюциям Генерального директора, мониторинг сроков выполнения задач и протокольных поручений. Работа с приказами и доверенностями: регистрация, учет и надежное хранение приказов по основной деятельности и доверенностей. Поддержка архива: обеспечение сохранности, порядка и быстрого поиска любых служебных документов; выдача справок по ним. Контроль стандартов: проверка правильности оформления организационно-распорядительных документов компании на соответствие правилам делопроизводства. Протоколирование: документальное сопровождение совещаний, встреч и конференций (ведение и оформление протоколов). Полное жизнеобеспечение офиса: анализ потребностей, организация бесперебойной работы и создание комфортных условий для работников. Управление закупками: выбор оптимальных поставщиков, анализ цен и скидок, заказ и контроль поставок товаров для офиса (канцелярия, бутилированная вода, расходные материалы). Контроль бюджета и оплат: планирование и ведение бюджета расходов на офисные нужды, организация и контроль своевременной оплаты счетов поставщиков. Складской учет: организация хранения, учет и выдача канцелярских товаров и других средств труда работникам. Travel-поддержка: оперативная организация деловых поездок — поиск и покупка авиа- и ж/д билетов для работников компании, бронирование гостиниц. Поддержка топ-менеджмента: подготовка проектов официальных писем, запросов и других документов по поручению генерального директора. Информационная поддержка: оперативная печать служебных материалов, внесение и актуализация данных в информационных базах компании. Управление входящими коммуникациями: прием, фильтрация и распределение телефонных звонков, оперативный перевод вызовов на профильных работников. Координация в отсутствие руководителя: фиксация поступающей информации для генерального директора и своевременное информирование его по возвращении. Исполнение поручений: оперативное выполнение текущих административных задач по указанию генерального директора. Требования: Опыт работы в функциональном направлении обязателен Навыки: Ведения переговоров и деловой переписки. Приема и регистрации документации. Работы с большим объемом документов. Оперативного поиска необходимой информации. Работы в системе электронного документооборота. Обеспечения жизнедеятельности офиса. Проведения мероприятий. Умения: Структурировать сведения и излагать их в наглядном виде. Работать с организационной, копировальной и вычислительной техникой. Разрабатывать и вести бюджет по направлению деятельности. Выделять из большого объема информации главное Личные качества: Грамотная устная и письменная речь. Высокая адаптивность. Умение управлять своими эмоциями, стрессоустойчивость. Оперативность мышления. Хорошие коммуникативные навыки. Внимательность. Условия: Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РК. Дополнительное материальное стимулирование (премии, мат.помощь к отпуску и событиям).