Ведущий специалист по управлению проектами (планирование и мониторинг) at Qarmet — NeverHard

Ведущий специалист по управлению проектами (планирование и мониторинг) выполняет операционную и аналитическую работу: собирает данные, ведет трекеры, проверяет статусы готовит первичную аналитику, протоколы и напоминания, обеспечивает контроль исполнения дорожной карты, интегрированного плана Программы трансформации АО «Qarmet». Ведущий специалист по управлению проектами (планирование и мониторинг) обеспечивает качественное выполнение задач, работает совместно с менеджером офиса управления проектами и выполняет задачи руководителя PMO. Основная задача должности — обеспечить своевременный и качественный сбор, проверку, структурирование и предоставление достоверной информации о ходе выполнения работ, рисках срыва сроков, проблемных зонах и вопросах, требующих управленческого решения. Основные обязанности Формировать, вести и регулярно актуализировать план реализации Программы трансформации, включая этапы, функциональные направления, ключевые задачи, контрольные точки, сроки, ответственных и ожидаемые результаты. Выполнять регулярный сбор статусов от функциональных владельцев, функциональных экспертов, SAP/IT/Data/Change-команд, консультантов и иных участников программы. Обеспечить планирование работ на горизонте 6 недель вперед с еженедельной актуализацией по скользящему принципу. Контролировать своевременность, полноту и корректность предоставляемой информации по статусам, срокам, результатам, отклонениям и поручениям. Формировать регулярную отчетность по программе согласно утвержденному отчетному циклу, включая статус-отчеты, сводные таблицы, презентации, дашборды и аналитические справки. Контролировать отклонения от утвержденного плана по срокам, объему работ и качеству предоставляемой информации. Выявлять отклонения от утвержденного плана, просроченные задачи, риски срыва контрольных точек, отсутствие данных и несогласованность статусов между участниками программы. Готовить еженедельную управленческую отчетность по статусу Программы. Подготавливать информацию для планерок, рабочих совещаний, Управляющего комитета и иных органов управления Программой. Контролировать корректность заполнения данных функциональными экспертами по направлениям. Передавать руководителю по проектному управлению офиса PMO структурированную информацию для эскалации и принятия решений. Формировать сводку по открытым, просроченным и исполненным поручениям. Обеспечивать своевременное напоминание ответственным о приближении сроков исполнения. Вести реестр поручений, решений, контрольных действий и сроков исполнения по итогам совещаний, рабочих встреч и заседаний органов управления программой. Контролировать исполнение поручений, зафиксированных в протоколах и управленческих решениях, своевременно напоминать ответственным о сроках и фиксировать статус исполнения. Участвовать в подготовке материалов для заседаний Управляющего комитета, рабочих групп, совещаний с руководством и иных управленческих встреч. Поддерживать единую структуру отчетности по всем функциональным направлениям и обеспечивать сопоставимость данных между направлениями. Вести и актуализировать реестры задач, контрольных точек, статусов, поручений, решений и отклонений. Участвовать в разработке и совершенствовании шаблонов отчетности, форм статус-отчетов, отчетных календарей, правил предоставления данных и форматов управленческих материалов. Анализировать влияние отклонений по срокам и статусам на общий ход программы, контрольные точки и подготовку формальных результатов проекта. Обеспечивать подготовку кратких, понятных и структурированных материалов для руководства с акцентом на факты, отклонения, причины, последствия и требуемые решения. Поддерживать дисциплину отчетности среди участников программы и своевременно эскалировать случаи непредоставления информации, предоставления неполных данных или нарушения утвержденных сроков. Формировать RAG-статусы по направлениям, и программе в целом. Обеспечивать прозрачность критического пути программы. Организовывать совещания, грамотно вести протокол и контролировать его исполнение. Требования к опыту и квалификации Высшее образование (техническое/экономическое). Опыт работы на проектах внедрения ИТ-систем не менее 3-х лет. Наличие международной квалификации в области проектного управления: PMP/ PgMP/ PfMP/ IPMA/ PRINCE2 будет преимуществом Знание методологии управления проектами. Знание структуры проектной документации (устав/паспорт проекта, дорожные карты, планы, формальные результаты стадий проекта и другие). Развитые аналитические способности, умение структурировать и выстраивать понятные и устойчивые процессы. Сильные коммуникативные и координационные навыки, умение работать с руководителями функциональных команд, отстаивать стандарты и решать оперативно спорные вопросы. Аккуратность и педантичность в работе с документами. Грамотная устная и письменная речь. Основной рабочий язык русский, знание казахского и английского языков приветствуется. Желательно Опыт участия в проектах внедрения ERP-систем в структуре Проектного офиса с акцентом на документацию будет плюсом. Опыт разработки методологий/подходов в части управления документацией и практическое выстраивания процессов.