Специалист по управлению проектами (ведение документации) at Qarmet — NeverHard

Специалист по управлению проектами (ведение документации) отвечает за сохранность, целостность, актуальность, упорядочивание и доступность проектной документации на всех этапах проекта. Обеспечивает соблюдение методологий, принципов, правил и процессов работы с документацией. Обеспечивает качество и своевременное формирование и утверждение документации на протяжении жизненного цикла проекта, опираясь на общепринятые подходы к управлению проектной документацией. В рамках Программы трансформации и внедрения SAP S/4HANA Специалист по управлению проектами (ведение документации) по управлению документацией координирует работы всех участников проектной команды с соблюдением требований к формированию в части проектной документации и принятых стандартов. Основные обязанности Соблюдать и поддерживать концепцию управления проектной документацией проекта трансформации Qarmet. Контролировать исполнение методологии управления проектами: управление документацией и контроль качества проектных документов в автоматизированной системе (на базе Share Point). Участвовать в разработке методологических документов, включая методологию проведения контроля качества проектных документов (формальных результатов проекта), в том числе проверять документы на соответствие корпоративным шаблонам и правилам оформления. Организовывать структуры хранения файлов (ведение архива документов). Составлять и вести матрицы согласования формальных результатов проекта. Контролировать статус каждого документа, отслеживать сроки согласования, утверждения, напоминать ответственным. Обеспечивает корректное размещение документов, прав доступа, правил наименования, версионности, актуальность папок/библиотек. Проводить предварительный контроль качества проектных документов до их направления на согласование/утверждение: соотвесвтие утвержденным шаблонам РМОБ наличие обязательных разделов, корректность структуры документов, наличие необходимых атрибутов (версий, дат, автора, владельца, статуса), наличие приложений/ссылок и подтверждающих документов, корректность формулировок решений, поручений, сроков и ответственных. Ведение реестра формальных результатов проекта по этапам, направлениям и контрольным точкам. Формировать регулярную сводную отчетность по статусу проектной документации, согласований и протокольных поручений. Администрировать электронное корпоративное хранилище проектной документации, включая построение структуры хранилища. Участвовать в планировании проектных активностей в рамках задач Проектного офиса и формирования проектной документацией. Формировать периодическую отчетность проекта согласно принятым в проекте подходам. Поддерживать библиотеку шаблонов PMO и консультировать участников Программы трансформации по правилам подготовки проектной документации (разъяснение требований к заполнению, контроль единообразия документов, подготовка инструкций) Контролировать соблюдение маршрутов согласования проектной документации, фиксация замечаний, возврат на доработку и повторное направление на согласование . Осуществлять обучение и консультирование пользователей по работе в автоматизированной системе для корректного сбора документации, ее согласования и хранения. Организовывать совещания, грамотно вести протокол и контролировать его исполнение. Требования к опыту и квалификации Высшее образование (техническое, экономическое). Опыт работы с документацией на проектах внедрения ИТ-систем не менее 2-х лет. Опыт настройки и администрирования платформ/ресурсов для хранения документов, включая авторизацию пользователей, архитектуру папок, маршрутизацию по процессам согласования и утверждения. Знание методологии управления проектами. Знание структуры проектной документации (устав/паспорт проекта, дорожные карты, планы, формальные результаты стадий проекта и другие). Практический опыт построения или развития методологий/подходов к управлению документацией. Знание основных принципов и базовых стандартов по управлению проектной документацией. Развитые аналитические способности, умение структурировать и выстраивать понятные и устойчивые процессы. Сильные коммуникативные и координационные навыки, умение работать с руководителями функциональных команд, отстаивать стандарты и решать оперативно спорные вопросы. Аккуратность и педантичность в работе с документами. Грамотная устная и письменная речь. Основной рабочий язык русский, знание казахского и английского языков приветствуется. Желательно Опыт участия в проектах внедрения ERP-систем в структуре Проектного офиса с акцентом на документацию. Опыт разработки методологий/подходов в части управления документацией и практическое выстраивания процессов.