Ведущий специалист по управлению проектами (методология, управление хранилищем документации) at Qarmet — NeverHard

Ведущий специалист по управлению проектами отвечает за методологическое сопровождение процессов управления проектной документацией, настройку и администрирование электронного хранилища документов, а также поддержку инструментов проектного управления, используемых проектными командами в рамках Программы. Ведущий специалист по управлению проектами обеспечивает единые правила работы с проектными документами, статусами, версиями, метаданными, маршрутами согласования, реестрами, шаблонами и отчетными формами. Обеспечивает корректную работу проектного хранилища на базе SharePoint и иных инструментов PMO, необходимых для планирования, мониторинга, отчетности, управления рисками, проблемами, зависимостями, поручениями и формальными результатами программы. Основные обязанности Соблюдать и поддерживать методологию PMO по управлению проектной документацией, реестрами, шаблонами, статусами, согласованиями и инструментами проектного управления. Участвовать в разработке и актуализации методологических документов PMO, включая правила ведения проектного хранилища, управления версиями, метаданными, статусами документов, маршрутами согласования и публикации. Администрировать электронное хранилище проектной документации на базе SharePoint или иной утвержденной платформы. Настраивать структуру проектного хранилища с учетом контуров хранения: рабочий контур, контролируемый контур, архив, PMO-контур и иные разделы, утвержденные в программе. Настраивать библиотеки документов, папки, представления, типы контента, обязательные метаданные, права доступа и группы пользователей. Обеспечивать корректную настройку статусов документов, включая черновик, на проверке, на согласовании, возвращено на доработку, утверждено, опубликовано, архивировано и иные статусы, принятые в программе. Контролировать соблюдение правил именования документов, кодирования, версионности, размещения и актуализации документов. Настраивать и сопровождать маршруты согласования документов, включая согласование функциональными владельцами, PMO, руководителем программы, Управляющим комитетом или иными утверждающими органами. Участвовать в настройке автоматизированных процессов согласования, уведомлений, напоминаний, контроля просроченных согласований и публикации утвержденных документов. Администрировать доступы участников программы к проектному хранилищу и инструментам PMO в соответствии с их ролями и уровнем ответственности. Вести и актуализировать реестры пользователей, ролей, групп доступа и владельцев документов. Обеспечивать методологическую поддержку пользователей по работе с хранилищем, шаблонами, реестрами и инструментами проектного управления. Проводить обучение и консультирование участников программы по правилам размещения, согласования, поиска, обновления и архивирования проектной документации. Разрабатывать пользовательские инструкции, памятки и краткие регламенты по работе с SharePoint, реестрами PMO и иными инструментами. Поддерживать единые шаблоны документов PMO, включая шаблоны протоколов, повесток, отчетов, паспортов проектов, реестров рисков, реестров решений, реестров поручений, планов и статус-отчетов. Обеспечивать техническую и методологическую поддержку инструментов проектного управления, используемых для планирования, мониторинга, отчетности, управления рисками, проблемами, зависимостями и поручениями. Участвовать в настройке и сопровождении инструментов PMO, включая SharePoint, Excel-реестры, Power BI-дашборды, Planner, MS Project, или иные инструменты, утвержденные в программе. Контролировать актуальность и корректность структуры реестров PMO, включая реестр документов, реестр рисков, реестр проблем, реестр зависимостей, реестр поручений, реестр решений и реестр formal deliverables. Взаимодействовать с функциональными направлениями, Data, SAP/IT и Change Management по вопросам доступа, размещения документов, использования шаблонов и соблюдения методологических требований. Обеспечивать регулярный контроль корректности заполнения обязательных полей, метаданных, статусов, владельцев, сроков и версий документов. Выявлять нарушения правил работы с хранилищем и инструментами PMO, информировать ответственных участников и инициировать корректирующие действия. Обеспечивать сохранность, доступность и целостность проектной информации в пределах своей зоны ответственности. Формировать предложения по улучшению структуры хранилища, инструментов PMO, автоматизации согласований, отчетности и контроля исполнения. Участвовать в подготовке отчетности PMO по статусу документационного контура, доступам, качеству заполнения реестров, просроченным согласованиям и нарушениям методологии. Обеспечивать архивирование устаревших документов и контроль использования актуальных версий. Контролировать, чтобы утвержденные документы были доступны в контролируемом контуре, а рабочие версии не использовались как финальные без соответствующего статуса. Участвовать в развитии цифровой среды PMO и повышении дисциплины работы участников программы с проектной информацией. Требования к опыту и квалификации Высшее образование в области информационных технологий, менеджмента, технических, инженерных или смежных специальностей. Опыт работы с электронными хранилищами документов, корпоративными порталами, SharePoint, системами электронного документооборота или инструментами проектного управления не менее 2 лет. Опыт настройки или администрирования библиотек документов, прав доступа, групп пользователей, метаданных, статусов, версий и маршрутов согласования. Понимание принципов управления проектной документацией, версионности, статусов документов, архивирования и контроля актуальности. Знание базовых подходов к проектному управлению и понимание структуры проектной документации: паспорт проекта, дорожная карта, протокол, отчет, реестр рисков, реестр поручений, реестр решений. Практический опыт настройки или сопровождения SharePoint, Teams, Planner, Excel-реестров, Power BI, MS Project или иных инструментов проектного управления приветствуется. Также опыт работы с Power Automate или иных инструментов автоматизации согласований, уведомлений и контроля исполнения Понимание логики построения проектного хранилища, включая рабочий контур, контролируемый контур, архив, разграничение доступа и публикацию утвержденных документов. Умение структурировать информацию, выстраивать понятные процессы и переводить требования PMO в настройки информационной системы. Навыки работы с большими объемами документов, реестров, статусов и пользовательских запросов. Умение работать с пользователями разного уровня: руководителями направлений, экспертами, консультантами, ИТ-специалистами и участниками проектных команд. Желательно Опыт участия в проектах внедрения ERP-систем, крупных ИТ-проектах. Опыт разработки методологии работы с проектной документацией, шаблонами, реестрами, статусами и отчетностью.