Менеджер по офису (г.Алматы) at Филиал Nuctech Co.,Ltd in the AIFC — NeverHard

Обязанности: обеспечение подготовки и организации работы офиса, осуществление работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению, хранению и извлечению документации в соответствии со стандартами делопроизводства), организация документооборота офиса (в бумажном и электронном варианте), ведение деловой переписки; передача документов на исполнение в соответствии с резолюцией руководства Филиала, доведение до сведения работников приказов, распоряжении, принятых решении и поручении руководства Филиала, осуществление контроля за соблюдением их исполнения, отправление исполненной документации по адресатам; подготовка документов, материалов, информации, необходимых для работы руководства; составление писем, запросов, других документов по поручению руководства Филиала, выполнение иных поручении. выдача необходимых справок по зарегистрированным документам, систематизирование и хранение документов, ведение работ по созданию справочного аппарата по документам, для обеспечения удобного и быстрого их поиска; подготовка и сдача в архив организации документальных материалов, законченных делопроизводством, регистрационных картотек или компьютерных банков данных, составление описи дел, передаваемых на хранение в архив; обеспечение сохранности и конфиденциальности проходящей служебной документации; организация встреч (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), деловых приемов, конференций и иных мероприятий с участием руководства Филиала; обеспечение работников офиса пропускной магнитной картой, ключом от офиса, организация рабочих мест для персонала офиса, оказание административной поддержки сотрудникам; взаимодействие с офисом в г. Астане по административным вопросам; взаимодействие с поставщиками, подрядчиками и сервисными организациями, организация курьерских отправлении и получения корреспонденции; осуществление контроля за порядком в офисе и за работой клининговой службы; контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций, при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания; обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (проверка их наличия, прием и учет, хранение), организация учета и выдачи предметов и средств труда работникам офиса; соблюдение требований пожарной безопасности (отключение электроприборов, курение и т д.) и охране труда; своевременное и качественное выполнение трудовых обязанностей, поручений руководства в соответствии законодательством РК, актами Филиала; выполнение требований правил внутреннего трудового распорядка Филиала и соблюдение трудовой дисциплины, соблюдение этических норм в процессе взаимодействия с сотрудниками иных служб Филиала. Требования: опыт административной работы, офис-менеджера не менее 2 лет; высшее образование, основы делопроизводства и организация делопроизводства; уверенное владение MS Office (Word, Excel, Outlook); грамотная устная и письменная речь; свободное владение английским языком; самостоятельность в планировании работы; организованность, внимательность и высокий уровень ответственности; доброжелательность, коммуникабельность, корректность; навыки организации деловых мероприятий; деловой этикет. Условия: оформление согласно ТК РК; рабочий график с 9.00-18.00 часов, обед с 13.00-14.00 часов, 5/2. медицинская страховка после прохождения испытательного срока, оплата сотовой связи, комфортный офис в г. Алматы; своевременная оплата труда, также действует премия в конце года согласно KPI.