Администратор офиса at Landing Kazakhstan Law Firm — NeverHard

1. Должностные обязанности 1.1. Управление офисной инфраструктурой обеспечение чистоты и порядка в офисных помещениях; контроль исправности систем электроснабжения, водоснабжения и офисного оборудования; организация ухода за комнатными растениями; контроль технического состояния офисной мебели и оборудования; организация и сопровождение ремонтных работ; обеспечение безопасных и комфортных условий труда сотрудников. 1.2. Управление материальными ценностями организация закупки канцелярских, хозяйственных и иных расходных материалов; прием, учет, хранение и выдача материальных ценностей; проведение инвентаризации товарно-материальных запасов; ведение учета основных средств; контроль расходования материалов и оптимизация административных расходов. 1.3. Административное сопровождение и прием посетителей встреча и сопровождение посетителей, клиентов и кандидатов на собеседование; организация чайного и кофейного обслуживания; бронирование, подготовка и оформление переговорных комнат; обеспечение совещаний необходимыми материалами и оборудованием; уборка и приведение помещений в порядок после проведения мероприятий. 1.4. Документооборот и хозяйственное обеспечение прием и отправка почтовой и курьерской корреспонденции; распределение входящей документации; контроль исправности копировальной и печатной техники; копирование, печать, сканирование документов; систематизация, архивирование и переплет документов. 1.5. Организация хозяйственного обеспечения помощь в ведении учета рабочего времени сотрудников; обеспечение работников необходимыми материалами при сверхурочной работе; организация поставки питьевой воды и питания; организация размещения сотрудников в служебном жилье (при наличии). 1.6. Выполнение административных поручений доведение до сотрудников внутренних распоряжений и уведомлений; подготовка помещений для проведения корпоративных мероприятий; учет и хранение ключей и пропусков; подготовка бюджета на приобретение офисных расходных материалов; выполнение иных поручений руководства административного характера. 2. Требования к кандидату Образование Среднее специальное или высшее образование. Предпочтительно по специальностям «Административное управление», «Документоведение», «Делопроизводство» или смежным направлениям. Опыт работы Не менее одного года работы в сфере административного управления, офисного администрирования или хозяйственного обеспечения. Профессиональные навыки уверенное владение Microsoft Word и Microsoft Excel; навыки ведения журналов учета и простых учетных таблиц; знание основ документооборота и делопроизводства. Деловые качества внимательность и аккуратность; организованность и ответственность; умение планировать и расставлять приоритеты; развитые коммуникативные навыки; способность эффективно взаимодействовать с сотрудниками и подрядчиками. Личные качества высокая степень ответственности; дисциплинированность; исполнительность; стрессоустойчивость; 3. Квалификационные требования хорошее состояние здоровья; готовность выполнять административно-хозяйственные обязанности; опрятный внешний вид и соблюдение норм делового этикета; знание основ учета материальных ценностей; навыки оформления операций по поступлению и выдаче имущества; способность самостоятельно взаимодействовать с поставщиками, подрядчиками, сервисными организациями и клининговыми компаниями; соблюдение трудовой дисциплины; соблюдение режима конфиденциальности; ответственное хранение ключей, документов и имущества компании; готовность при необходимости работать сверхурочно при подготовке совещаний, деловых встреч и корпоративных мероприятий.