Офис-менеджер с возложением обязанностей менеджера по управлению персоналом at KS Estate and Building — NeverHard

Обязанности: 2.1. Офис - менеджер с возложением обязанности менеджера по управлению персоналом максимально эффективное организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности: 2.2. прием документов и личных заявлений на подпись директора филиала; 2.3. работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников филиала, регистрация, учет, хранение, формирование дел; 2.4. работа со входящей и исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения, прием, регистрация, передача адресату, учет, хранение, оформление, отправление срочных писем); 2.5. оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и других материальных ценностей; 2.6. формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача их в архив; 2.7. прием телефонных звонков, в случае необходимости переводить их на сотрудников, которым они предназначаются; 2.8. фиксирование полученной по телефону информации для директора в его отсутствие и доведение ее содержания до его сведения; 2.9. подготовка совещаний и заседаний, проводимых директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестка дня); Офис менеджер с возложением обязанности менеджера по управлению персоналом как член трудового коллектива, обязан: 2.10. добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять распоряжения непосредственного руководителя; 2.11. качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения. 2.12. Ведет учет личного состава ТОО, его подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учетной документации. 2.13. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с законодательством о труде, положениями и приказами директора ТОО, а также другую установленную документацию по кадрам. 2.14. Регистрация трудовых договоров на портале Enbek.kz (ЕСУТД) 2.15. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. 2.16. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки и иные документы, выдает справки о трудовой деятельности работников. 2.17. Производит записи в трудовых книжках и иных документах работающих. 2.18. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале организации, следит за его своевременным обновлением и пополнением. 2.19. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль над составлением и соблюдением графиков очередных отпусков. 2.20 Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по ее снижению. 2.21. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив. 2.22. Составляет установленную отчетности Требования: Офис менеджер с возложением обязанности менеджера по управлению персоналом относится к категории специалистов, основными задачами которого являются организационные и документационные обеспечения управленческой деятельности. 1.2. На должность офис менеджер с возложением обязанности менеджера по управлению персоналом назначается лицо с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера) программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики. 1.3. Офис менеджер с возложением обязанности менеджера по управлению персоналом назначается на должность и освобождается от нее приказом директора филиала. 1.4. Офис менеджер с возложением обязанности менеджера по управлению персоналом непосредственно подчиняется директору филиала. 1.5. Офис менеджер с возложением обязанности менеджера по управлению персоналом руководствуется в своей деятельности: - законодательными актами РК; - Уставом ТОО; - Положением о внутреннем распорядке рабочего времени; - приказами руководства; - нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства; - настоящей Должностной инструкцией. 1.6. Офис-менеджер должен знать: - организационно-штатную структуру и сотрудников филиала; - принципы подбора и расстановки персонала офиса, принципы управления персоналом офиса; - положения, приказы и внутренние процедуры филиала; - функции и задачи подразделений филиала; - функциональные обязанности сотрудников административного отдела филиала; - свои функциональные обязанности и права; - основы документационного обеспечения управления и основы делопроизводства; - особенности составления, разновидности и структуру текста документов; - правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; - сферу деятельности и виды ответственности работников офиса; - этику взаимоотношений в рабочей группе.