Руководитель аппарата at i7 Technologies — NeverHard

Руководитель аппарата Генерального директора ТОО i7 Technologies — IT-компания, внедряющая цифровые решения в сфере биометрии, AI-видеоаналитики, IoT, СКУД, автоматизации питания и мониторинга инфраструктуры. Мы ищем Руководителя аппарата Генерального директора — человека, который поможет выстроить порядок в задачах, проектах, документах, сроках и взаимодействии между подразделениями. Подчинение: напрямую Генеральному директору Город: Астана Формат: офисный / преимущественно офисный График: полный рабочий день, 5/2 Основная цель Сделать так, чтобы поручения, проекты, документы, акты, счета и внутренние задачи не терялись, выполнялись в срок, а Генеральный директор видел понятную картину по компании. Основные задачи фиксировать поручения Генерального директора и ставить задачи в Bitrix24; контролировать сроки исполнения задач и поручений; запрашивать статусы у ответственных сотрудников; готовить краткие отчеты для Генерального директора; координировать проектные задачи совместно с PM, коммерческим блоком, сервисом, юристами и бухгалтерией; контролировать движение договоров, счетов, актов и закрывающих документов; отслеживать документы на подписании и оплаты совместно с бухгалтерией; контролировать просроченные задачи в Bitrix24; фиксировать решения совещаний, оформлять протоколы и контролировать их исполнение; выявлять риски, просрочки и организационные блокеры. Важно: руководитель аппарата не заменяет PM, бухгалтерию, юристов или HR, а координирует процессы, контролирует сроки и помогает доводить задачи до результата. Полномочия Руководитель аппарата имеет право: ставить задачи сотрудникам в Bitrix24 по поручению Генерального директора; запрашивать статусы, документы и отчеты; фиксировать просрочки и выносить их в отчет ГД; инициировать рабочие встречи по проблемным вопросам; предлагать улучшения в процессах. Ожидаемый результат В первые 1–3 месяца необходимо обеспечить: фиксацию поручений ГД в Bitrix24 или реестре; еженедельную сводку по задачам, проектам, просрочкам и рискам; прозрачный реестр активных проектов; контроль договоров, счетов, актов и документов на подписании; снижение количества “зависших” задач между подразделениями. Требования опыт работы руководителем аппарата, операционным менеджером, project coordinator или на аналогичной позиции; опыт контроля задач, поручений, документов и сроков; понимание договоров, счетов, актов и закрывающих документов; уверенная работа с Bitrix24; умение взаимодействовать с несколькими подразделениями одновременно; системность, внимательность к деталям, исполнительская дисциплина; грамотная устная и письменная речь; уверенное владение русским языком; знание казахского языка будет преимуществом. Будет преимуществом опыт работы с первыми руководителями; опыт в IT, интеграторской, сервисной или проектной компании; понимание государственных закупок РК; опыт взаимодействия с государственными органами; опыт ведения протоколов и контроля исполнения поручений. Что мы предлагаем работу в развивающейся IT-компании; прямое взаимодействие с Генеральным директором; участие в проектах цифровизации, биометрии, AI-видеоаналитики и IoT; возможность влиять на построение операционной системы компании; официальное трудоустройство; стабильную занятость; профессиональный рост. Вопросы для отклика В сопроводительном письме кратко ответьте: Был ли у вас опыт контроля поручений первого руководителя? Работали ли вы с договорами, актами, счетами и документооборотом? Почему вы считаете, что сможете выстроить порядок в операционных процессах компании?