Операционный координатор / ассистент клиентского сервиса и производства at Hottmilk management — NeverHard

Hottmilk — рекламно-производственная компания. Мы реализуем проекты для крупных международных и казахстанских брендов: производство рекламных конструкций и POSM, оформление торговых пространств, бренд-зон и другие нестандартные рекламные проекты. Ищем в команду операционного координатора , который возьмёт на себя документооборот и административное сопровождение проектов двух направлений — клиентского сервиса и производства. Нам нужен организованный и внимательный человек, который любит порядок в документах и задачах, умеет доводить вопросы до конца и не ждёт постоянных напоминаний. Чем предстоит заниматься Документооборот: подготовка договоров, приложений и спецификаций по утверждённым шаблонам; работа с договорами клиентов и подрядчиков; запрос и проверка реквизитов и необходимых документов контрагентов; контроль согласования и подписания документов; взаимодействие с бухгалтерией; запрос счетов, актов выполненных работ, накладных, ЭСФ и других закрывающих документов; контроль наличия полного комплекта документов по проектам; систематизация и хранение документов. Помощь клиентскому сервису: административное сопровождение проектов; подготовка и сбор необходимых документов; помощь руководителю клиентского сервиса в операционных вопросах. Помощь производственному отделу: отправка готовых файлов и заказов в типографии и подрядчикам; запрос счетов и документов у подрядчиков; подготовка договоров с подрядчиками; контроль получения документов; коммуникация с типографиями и поставщиками по организационным вопросам; организация курьеров и доставки; выполнение небольших закупок и заказов; контроль готовности простых заказов по уже согласованным срокам. Что мы ожидаем: опыт работы с документооборотом; уверенная работа с Word и Excel; грамотная письменная и устная речь; внимательность к цифрам, реквизитам, датам и срокам; умение работать одновременно с несколькими задачами; способность самостоятельно контролировать свои задачи и доводить их до результата; умение напоминать, запрашивать и добиваться получения необходимых документов от контрагентов; ответственность и системность. Опыт работы в рекламном производстве, типографии, рекламном агентстве или проектной компании будет преимуществом, но не является обязательным. Какого человека мы ищем Для нас особенно важна исполнительность и способность доводить задачи до конца . Если вы запросили у подрядчика документы, недостаточно просто отправить сообщение. Нужно проконтролировать получение документов. Если договор отправлен на согласование — нужно понимать, на каком он этапе, и довести его до подписания. Если заказ должен быть готов в определённый день — необходимо заранее уточнить его статус, а не узнавать о задержке после наступления дедлайна. Мы ищем человека, которому комфортно работать в таком подходе: задача считается выполненной, когда получен результат. Что предлагаем: работу в рекламно-производственной компании с крупными брендами; возможность постепенно брать на себя больше ответственности и расти внутри компании; современный офис в центре Алматы; премии по результатам работы.