Бизнес ассистент at HAS Global Logistic — NeverHard

Мы в поисках бизнес ассистента для собственника компании, для нового проекта в сфере retail, fashion, который станет его правой рукой в ежедневном управлении бизнесом: будет держать под контролем календарь, задачи команды, ключевые показатели и договоренности, оперативно решать текущие вопросы и заранее видеть то, что требует внимания руководителя. Это позиция для человека, который умеет работать в высоком темпе, самостоятельно расставлять приоритеты и доводить задачи до результата, а не просто передавать поручения. Чем предстоит заниматься 1. Управление графиком собственника Планировать и актуализировать календарь руководителя. Подтверждать встречи с подрядчиками, производствами, руководителями подразделений и партнерами. Формировать ежедневный фокус собственника: ключевые задачи и приоритеты дня. Организовывать встречи, поездки, трансферы, бронирования и необходимые материалы. 2. Контроль бизнес-показателей Ежедневно собирать и структурировать показатели продаж по основным каналам: офлайн-розница, Kaspi/маркетплейсы, сайт. Отслеживать выполнение планов и выявлять отклонения. Обращать внимание на аномалии в продажах, остатках и заказах. Готовить краткие аналитические сводки для собственника. 3. Контроль исполнения задач Фиксировать поручения руководителя и контролировать их выполнение. Вести единый трекинг задач, ответственных и дедлайнов. Контролировать работу руководителей направлений: производство, дизайн, маркетинг, розница, HR и др. Своевременно выявлять просрочки и риски срыва. При возникновении проблемы не только информировать собственника, но и предлагать возможные варианты решения. 4. Сопровождение встреч Присутствовать на ключевых встречах и совещаниях. Вести протоколы встреч (MoM): решения, ответственные, сроки. После встреч контролировать выполнение договоренностей. Готовить презентации, справки, аналитические материалы и необходимые документы. 5. Коммуникация от имени собственника Первично обрабатывать входящие письма, сообщения и запросы. Фильтровать предложения от блогеров, инфлюенсеров, поставщиков, арендодателей и подрядчиков. Самостоятельно закрывать операционные вопросы, которые не требуют участия собственника. Координировать согласование образцов, сэмплов, коммерческих предложений и документов перед подписанием. 6. Операционный контроль Контролировать готовность команды к съемкам, запуску проектов и другим важным мероприятиям. Отслеживать статус ключевых проектов: разработка коллекций, открытие новых точек, съемки, маркетинговые активности и т.д. В конце рабочего дня формировать краткий статус по основным задачам и проблемным зонам. Готовить календарь и необходимые материалы на следующий день. Что важно в этой роли Нам нужен человек, который: самостоятельный — умеет принимать решения в рамках своей зоны ответственности без постоянного контроля; проактивный — умеет предугадывать потребности руководителя и готовить решения заранее; системный — держит одновременно большое количество задач, людей и дедлайнов; аналитичный — умеет не просто собрать цифры, а увидеть отклонения и обратить на них внимание; оперативный — быстро реагирует на изменения и форс-мажоры; дисциплинированный — если задача принята, она должна быть доведена до результата; конфиденциальный — понимает уровень доступа к информации собственника и бизнеса; грамотный в коммуникации — умеет корректно общаться с руководителями, сотрудниками, подрядчиками и партнерами. Профессиональные требования Опыт работы от 2 лет на позиции бизнес-ассистента, ассистента CEO/собственника или в аналогичной роли. Будет преимуществом опыт в Fashion, Retail, Beauty или HoReCa . Понимание специфики fashion-бизнеса: коллекции, производство, съемки, сезонность, поставщики и подрядчики. Уверенное владение Excel / Google Таблицами : формулы, сводные таблицы, работа с массивами данных. Навыки подготовки презентаций и визуализации информации в PowerPoint / Canva . Опыт работы с таск-трекерами: Asana, Trello, Notion, Битрикс24 или аналогами. Безупречная грамотность и деловая переписка на русском языке. Казахский и/или английский язык — преимущество. Высшее образование — экономика, менеджмент, маркетинг, филология или смежные направления. Важный формат взаимодействия В работе с собственником важны высокая скорость, дисциплина и готовность работать в соответствии с поставленными приоритетами . Задачи могут меняться в течение дня, поэтому важно спокойно воспринимать изменения приоритетов, быстро включаться в новые вопросы и доводить принятые задачи до результата. При этом ассистент должен уметь отличать ситуацию, которую можно решить самостоятельно, от вопроса, который действительно требует участия собственника. Конфиденциальность и соблюдение NDA обязательны. График и условия Формат: гибридный — офис, съемки, встречи + удаленный контроль. Высокая доступность в рабочее время. Готовность оперативно подключаться к форс-мажорным ситуациям. Испытательный срок: 2–3 месяца с понятными критериями успешного прохождения. Кому подойдет эта позиция Если вам нравится быть человеком, который держит в руках всю картину происходящего , умеет организовать собственника, команду и процессы вокруг результата, не боится большого количества задач и динамичной среды — будем рады познакомиться.