Персональный помощник at G&G Glamour — NeverHard

Персональный ассистент руководителя (Executive Assistant) Основные обязанности 1. Административное сопровождение руководителя Полное административное сопровождение деятельности руководителя. Планирование и координация рабочего графика, встреч, переговоров и мероприятий. Контроль исполнения поручений руководителя. Организация внутренних и внешних коммуникаций. Подготовка деловой переписки, документов и организационных материалов. Фильтрация звонков, электронных писем и сообщений. Оформление, проверка и архивирование договоров. 2. Организация деловых и личных поездок Полная организация внутренних и международных командировок руководителя и членов его семьи. Подбор и бронирование авиабилетов, гостиниц, трансферов и VIP-сервисов. Организация встреч и сопровождения. Контроль изменений маршрутов, переносов и отмен рейсов. Оперативное решение вопросов, возникающих во время поездок. 3. Паспортно-визовое сопровождение Контроль сроков действия паспортов, удостоверений личности, виз и иных документов. Подготовка документов для оформления виз. Взаимодействие с консульствами, визовыми центрами и государственными органами. Оформление страховых полисов и иных документов для зарубежных поездок. 4. Координация транспортной логистики Координация работы водителей. Планирование маршрутов. Организация служебных и личных поездок. Контроль транспортной логистики. 5. Решение нестандартных ситуаций Оперативное решение организационных вопросов в Казахстане и за рубежом. Взаимодействие с авиакомпаниями, аэропортами, гостиницами, транспортными, курьерскими и сервисными организациями, консульствами. Организация поиска, возврата и восстановления утраченных вещей, документов и багажа. Срочная корректировка маршрутов и бронирований при изменении обстоятельств. 6. Другие обязанности Решение частных просьб руководителя. Взаимодействие с персоналом/водители, домбработницы. Контроль исполнения поручений руководителя. Защита конфиденциальной информации. Требования к кандидату Высшее образование. Опыт работы персональным ассистентом руководителя (Executive Assistant) не менее 3 лет. Свободное владение английским языком (письменный и разговорный). Опыт организации международных командировок. Навыки взаимодействия с государственными органами, консульствами и визовыми центрами. Высокий уровень организованности, ответственности и самостоятельности. Умение работать в режиме многозадачности. Безупречная репутация, соблюдение конфиденциальности. Стрессоустойчивость. Готовность к ненормированному рабочему дню. Режим работы Ненормированный рабочий день. Работа предполагает высокую степень ответственности, готовность к оперативному решению срочных вопросов и выполнению поручений вне стандартного рабочего времени, включая вечернее время, выходные, праздничные дни, период отпусков и зарубежных поездок.