Офис-администратор at Filuet Kazakhstan — NeverHard

Обязанности: Организация ежедневной работы офиса и обеспечение сотрудников необходимыми административными ресурсами. Встреча и сопровождение посетителей, клиентов, партнеров и представителей внешних организаций. Прием и распределение входящих звонков и корреспонденции. Организация встреч, совещаний и деловых мероприятий, подготовка переговорных комнат и необходимых материалов. Административная поддержка Генерального директора: ведение рабочего календаря, организация встреч, подготовка документов и контроль исполнения поручений. Организация командировок Генерального директора и сотрудников: билеты, гостиницы, трансферы, визовая и организационная поддержка. Ведение административного документооборота, реестров договоров, доверенностей, приказов и другой документации. Организация закупок канцелярских, хозяйственных и иных товаров, необходимых для работы офиса. Взаимодействие с арендодателем, бизнес-центром, поставщиками, курьерскими, клининговыми и другими сервисными организациями. Контроль качества услуг подрядчиков, административных расходов и сроков исполнения обязательств. Организация корпоративных мероприятий, визитов регионального руководства, клиентов, партнеров и аудиторов. Администрирование корпоративного такси, пропусков, курьерских услуг и других внутренних сервисов. Поддержка новых сотрудников в части подготовки рабочего места и организации выхода в офис. Обеспечение конфиденциальности служебной, коммерческой и персональной информации. Требования: Высшее или среднее профессиональное образование. Опыт работы офис-администратором, офис-менеджером, ассистентом руководителя или администратором ресепшен от 2 лет. Опыт административной поддержки первого руководителя будет преимуществом. Свободное владение русским языком. Уверенное владение казахским языком. Владение английским языком на уровне не ниже Intermediate, достаточном для деловой переписки, телефонных разговоров, организации поездок и коммуникации с иностранными коллегами и гостями. Уверенное владение Microsoft Office: Outlook, Word, Excel, PowerPoint. Навыки ведения деловой переписки и административного документооборота. Опыт организации командировок, встреч и корпоративных мероприятий. Навыки работы с поставщиками, коммерческими предложениями, счетами и подтверждающими документами. Высокий уровень организованности, внимательность к деталям и способность одновременно вести несколько задач. Развитые коммуникативные навыки, доброжелательность и ориентация на высокий уровень сервиса. Самостоятельность, ответственность, исполнительность и соблюдение установленных сроков. Дипломатичность, тактичность и умение взаимодействовать с руководителями, сотрудниками, клиентами и внешними партнерами. Готовность работать с конфиденциальной информацией. Условия: Подчинение Генеральному Директору Работа в офисе, 5/2, 09:00 - 18:00 Офис БЦ Кулан (проспект Достык, 188) Желаемый профиль кандидата: Проактивный, организованный и сервисно ориентированный специалист, способный самостоятельно решать административные вопросы, предупреждать возможные проблемы и обеспечивать качественную поддержку Генерального директора и офиса. Кандидат должен уверенно взаимодействовать с людьми разного уровня, сохранять доброжелательность в напряженных ситуациях и контролировать выполнение нескольких параллельных задач.