Личный ассистент инвестора / executive & personal assistant at MUNglobal — NeverHard

Уровень: Executive Support / Family Office в городе Астана О роли Мы ищем системного, спокойного и высокоорганизованного ассистента для сопровождения частного инвестора. Основная задача роли — обеспечивать порядок, прозрачность процессов и высокий уровень административной поддержки как в деловых, так и в личных вопросах собственника. Ассистент является координатором процессов и коммуникаций, а не руководителем family office. Основные обязанности 1. Календарь и планирование - Ведение и координация календаря собственника. - Организация деловых встреч, переговоров и мероприятий. - Планирование поездок и контроль таймингов. - Исключение пересечений и организационных накладок. - Подтверждение встреч и своевременные напоминания. 1. Управление задачами - Фиксация всех задач в письменном виде. - Контроль исполнения поручений. - Назначение ответственных лиц. - Мониторинг сроков и статусов. - Подготовка кратких отчетов по прогрессу. 1. Координация команды и подрядчиков - Взаимодействие с водителями, охраной, батлером, консьерж-службами и внешними подрядчиками. - Координация работы сервисных служб. - Синхронизация информации между всеми участниками процессов. - Контроль соблюдения сроков исполнения. 1. Деловые коммуникации - Ведение организационной переписки. - Подготовка приглашений и подтверждений. - Коммуникация с партнерами, сервисами и поставщиками услуг. - Ведение электронной почты по поручению собственника. - Письменная фиксация ключевых договоренностей. 1. Travel-поддержка - Организация международных и внутренних поездок. - Бронирование авиабилетов, отелей и трансферов. - Подготовка маршрутов и travel-документов. - Контроль визовых и сопроводительных документов. - Координация действий с охраной и принимающей стороной. 1. Личная логистика - Организация личных записей и бронирований. - Координация бытовых процессов. - Контроль выполнения личных поручений собственника. - Поддержание бесперебойности ежедневных процессов. 1. Информационный менеджмент - Систематизация документов и контактов. - Поддержание актуальности баз данных. - Подготовка сравнительных таблиц и аналитических материалов. - Создание чек-листов, шаблонов и организационных инструментов. - Подготовка информации для принятия решений. 1. Протоколы встреч - Участие во встречах в административной роли. - Фиксация решений, договоренностей и задач. - Подготовка meeting summary. - Контроль исполнения принятых решений. 1. Gifting и VIP-внимание - Ведение базы важных дат и VIP-контактов. - Контроль поздравлений и памятных событий. - Подготовка вариантов подарков и знаков внимания. - Координация доставки подарков, цветов и специальных заказов. - Контроль качества исполнения. Требования - Высшее образование. - Опыт работы личным ассистентом, executive assistant или в family office от 3 лет. - Опыт сопровождения собственников бизнеса, инвесторов или топ-менеджеров будет преимуществом. - Свободное владение русским языком. - Английский язык — не ниже Upper-Intermediate (B2). - Грамотная устная и письменная речь. - Высокий уровень самоорганизации. - Умение работать в режиме многозадачности. - Навыки деловой переписки. - Владение Google Workspace, Microsoft Office, календарями и таск-менеджерами. - Готовность к сопровождению собственника в командировках. Личные качества - Абсолютная конфиденциальность. - Системное мышление. - Высокая стрессоустойчивость. - Спокойствие и эмоциональная зрелость. - Дисциплина и ответственность. - Проактивность. - Внимательность к деталям. - Тактичность и дипломатичность. - Умение сохранять самообладание в условиях высокой нагрузки. Мы ожидаем Человека, который способен создавать порядок, предвидеть риски, удерживать высокий уровень сервиса и обеспечивать стабильную работу процессов без постоянного ручного контроля со стороны собственника. Резюме отправлять только в формате pdf сформированного в hh.kz в рабочее время пн-пятн. с 10:00 до 19:00 / не звонить это важно!!