Executive Assistant to the Head/Ассистент руководителя школы at Charterhouse Almaty — NeverHard

Персональный ассистент Руководителя школы будет оказывать административную, организационную, коммуникационную поддержку, а также обеспечивать письменный и устный перевод для Руководителя (Head) Charterhouse Almaty. Это роль высокого доверия в самом сердце руководства школы. Сотрудник будет обеспечивать бесперебойную работу офиса Руководителя, управлять коммуникациями и расписанием, содействовать в организации ключевых внутренних и внешних мероприятий, а также обеспечивать профессиональное, деликатное и культурно чувствительное взаимодействие с родителями, сотрудниками, представителями Charterhouse UK, операторами школы, государственными органами, VIP-гостями и внешними партнёрами. Поскольку Charterhouse Almaty находится на этапе основания, сотрудник должен быть готов работать гибко, проявлять инициативу и поддерживать широкий круг задач, связанных с успешным открытием и развитием школы. Ключевые обязанности: Административная поддержка и управление офисом: Проактивно управлять расписанием, встречами, перепиской и организацией поездок Руководителя. Выступать первой точкой контакта для Руководителя, профессионально и дипломатично фильтруя обращения и запросы. Готовить брифинги, повестки и справочные материалы перед встречами и мероприятиями. Организовывать и вести протоколы ключевых совещаний руководства, отслеживать поручения и обеспечивать их выполнение. Поддерживать взаимодействие Руководителя с Попечительским советом, родителями, Charterhouse UK, операторами школы и внешними контактами. Поддерживать эффективную, организованную и профессиональную работу офиса Руководителя. Обрабатывать конфиденциальные и срочные вопросы с полной сдержанностью. Письменный и устный перевод: Обеспечивать перевод на встречах и мероприятиях с участием казахо, русско и англоязычных участников. Переводить официальные и неофициальные письменные материалы между английским, казахским и русским языками, включая письма родителям, школьные публикации, речи, презентации, государственную переписку и официальную корреспонденцию. Помогать Руководителю в подготовке к публичным выступлениям, интервью и мероприятиям, обеспечивая деликатную и точную адаптацию ключевых сообщений для казахстанской и международной аудитории. Сохранять нюансы, сдержанность и культурную чувствительность при переводе деликатных вопросов. Обеспечивать точное и безупречное представление письменных и устных коммуникаций Руководителя. Коммуникации и публичное взаимодействие: Содействовать подготовке и доработке речей, брифингов, отчётов и публичных коммуникаций. Сопровождать Руководителя на ключевых внутренних и внешних мероприятиях, помогая с гостеприимством, представлением участников, переводом, ведением записей и последующими действиями. Управлять последующей коммуникацией после мероприятий, встреч или выступлений в СМИ. Взаимодействовать с командами маркетинга и приёмной комиссии для обеспечения единообразия тона и посылов от офиса Руководителя. Способствовать тому, чтобы вся коммуникация от офиса Руководителя отражала стандарты, теплоту и профессионализм Charterhouse Almaty. Взаимодействие с родителями, сотрудниками и внешними заинтересованными сторонами: Выступать вежливым, профессиональным и культурно чувствительным связующим звеном между Руководителем и родителями. Содействовать деликатному и тактичному урегулированию чувствительных вопросов с родителями. Поддерживать Руководителя в создании уважительной, тёплой и доверительной атмосферы. Координировать коммуникации и обновления от Руководителя для сотрудников, родителей и других заинтересованных сторон по мере необходимости. Выстраивать позитивные рабочие отношения с коллегами по школе и внешними партнёрами Поддержка проектов: Помогать отслеживать и продвигать стратегические проекты, возглавляемые Руководителем. Контролировать сроки, задачи и дальнейшие действия для обеспечения прогресса. Взаимодействовать с внутренними подразделениями для получения информации, обратной связи или вклада в инициативы Руководителя. Готовить презентационные материалы, брифинги и сводные документы по мере необходимости. Поддерживать ключевые приоритеты этапа основания школы, включая подготовку к открытию, аккредитационные визиты, крупные мероприятия и взаимодействие с заинтересованными сторонами. Общие обязанности: Периодически работать по вечерам и в выходные дни в периоды пиковых школьных мероприятий и сроков, включая мероприятия по приёму, встречи с родителями, аккредитационные визиты и крупные публичные события. Разделять ценности Charterhouse: Доброта, Настойчивость, Ответственность, Моральное мужество и Открытость мышления. Демонстрировать профессионализм, сдержанность, теплоту и культурную чувствительность во взаимодействии со всеми. Выполнять иные разумные поручения по запросу Руководителя в поддержку развития школы. Требования к кандидату: Обязательные: Высшее образование. Свободное владение английским, казахским и русским языками — устно и письменно. Опыт письменного и устного перевода. Отличное знание орфографии, грамматики и пунктуации на английском, казахском и русском языках. Отличные навыки письменной и устной коммуникации. Сильные навыки межличностного общения и выстраивания отношений. Умение деликатно работать с чувствительными и конфиденциальными вопросами. Отличные навыки управления офисом. Быстрая и точная печать, ведение записей. Умение управлять расписанием, встречами, перепиской, мероприятиями, логистикой и сложным графиком на уровне руководства. Уверенное владение компьютером, высокая цифровая грамотность и понимание вопросов интернет-безопасности. Владение пакетом Office 365, включая Word, Outlook, Excel, Teams, OneDrive и SharePoint. Уверенное использование цифровых инструментов для совместной работы, коммуникации и координации проектов. Исключительное внимание к деталям и управление временем. Умение работать над несколькими задачами, самостоятельно расставлять приоритеты и работать под давлением, сохраняя стабильно высокое качество. Высокий уровень инициативности, честности и здравого смысла. Абсолютная сдержанность и лояльность. Тёплая, безупречная и профессиональная манера общения. Эмоциональный интеллект, здравое суждение и спокойствие в стрессовых ситуациях. Стрессоустойчивость, скромность и чувство юмора. Глубокое понимание казахстанских и британских профессиональных и социальных норм. Умение уверенно и уместно действовать в формальной и неформальной международной обстановке. Желательные: Диплом вуза, где английский является основным языком обучения. Опыт подготовки или перевода письменных брифингов, речей или публичных материалов. Опыт составления корреспонденции высокого уровня или контента от имени высшего руководства. Опыт редактирования или написания речей, писем, статей или иного публичного контента. Опыт работы непосредственно с CEO, руководителем школы, директором или иным высокопоставленным лицом. Опыт поддержки высшего руководства в сфере образования, дипломатии, государственного управления, корпоративной или международной среде. Опыт управления внутренними платформами, базами данных или CRM-системами. Опыт поддержки важных проектов в динамичной среде. Опыт работы в стартапе, на этапе основания или в быстро развивающейся организации. Опыт межкультурной работы с англоязычными международными коллегами. Опыт работы с семьями экспатриантов, международными школами, посольствами, государственными органами или многонациональными организациями.