Персональный ассистент/Executive Assistant/Жеке ассистенті at Sheraton Astana Hotel — NeverHard

Міндеттері: - Қонақ үй директорының күнін жоспарлау (кездесулер, шақырулар, қабылдаулар және т.б.); - Қонақ үй директорының қызметін техникалық қамтамасыз етуді (көлік, билеттер, кездесулерді, келіссөздерді және т.б. ұйымдастыру) жүзеге асыру; - Қонақ үй директорды кездесулерде, іссапарларда және т.б. (қажет болған жағдайда) алып жүру; - Қонақ үй директорының тапсырмасы бойынша жекелеген мәселелерді құрылымдық бөлімшелердің қызметкерлерімен келіседі, оларға басшының нұсқаулары мен өкімдерін жеткізеді; тапсырмалар мен тапсырмалардың орындалуын бақылайды; - Қонақ үй директор үшін қажетті материалдар мен ақпаратты жинайды, талдамалық, ақпараттық, анықтамалық және басқа да материалдарды, презентацияларды, баяндамаларды дайындайды; - Қонақ үй директордың тапсырмасы бойынша хаттар, сұрау салулар, басқа да құжаттар жасалады; - Қажет болған жағдайда Қонақ үй директор орыс тілінен ағылшын тіліне және керi қарай кездесулерге, құжаттарды аударуға тиiс. - қонақтың шағымдарын/шағымдархаттарын/электрондық хаттарын өңдеу және оған жауап беру; - Қонақтармен немесе VIP қонақтармен өзара іс-қимыл жасау және қарсы алу (қажет болған жағдайда) үшін алдыңғы қонақтар, қонақтар шағымдармен. проблемаларды шешу және қонақтарға, департамент директорларына және бас менеджерге кері байланысты қамтамасыз ету; - Қоғамда сыртқы байланыстар құру. - Қонақ үй директорға сыртқы келушілерді қарсы алады және қабылдайды; - Қажет болған жағдайда маркетинг, PR және арнайы іс-шараларды өткізу кезінде қол жетімді және толық қолдау көрсетіледі. Обязанности: - планирует рабочий день Директора Гостиницы (встречи, звонки, прием, пр.); - осуществляет техническое обеспечение деятельности Директора Гостиницы (заказ транспорта, билетов, организацию встреч, переговоров, др.); - сопровождает Директора Гостиницы на встречах, в поездках, пр. (при необходимости); - принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров; - по поручению Директора Гостиницы согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения руководителя; контролирует исполнение указаний и распоряжений; - ведет делопроизводство, получает поступающую на рассмотрение Директора Гостиницы корреспонденцию, принимает документы и личные заявления на подпись Директора Гостиницы, ведет их учет и регистрацию, передает Директора Гостиницы; - подготовка и просмотр письменных документов (ежедневники, деловые письма, меморандумы, отчеты и т.д.), включая корректировка письменной информации для обеспечения точности и полноты; - выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых Директором Гостиницы (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация и т.д.), ведет протоколы совещаний; - при необходимости для Директора Гостиницы переводит с русского на английский и обратно встречи, документы. - обрабатывать и отвечать на жалобы гостей / жалобы письма / электронные письма; - взаимодействовать и встречаться (при необходимости) с гостями либо с VIP гостями, предыдущими гостями, гостями с жалобами. Решать проблемы и предоставлять обратную связь гостям, директорам департаментов и Генеральному Менеджеру; - строить внешние отношения в сообществе. - приветствует и принимает внешних посетителей Директора Гостиницы; - при необходимости быть доступным и оказывать полную поддержку во время проведения маркетинговых, PR и особенных мероприятий. Responsibilities: - plans the work day of the Hotel Director (meetings, calls, receptions, etc.); - provides technical support for the activities of the Hotel Director (ordering transport, tickets, organizing meetings, negotiations, etc.); - accompanies the Hotel Director at meetings, trips, etc. (if necessary); - takes part in negotiations, business meetings, and special receptions; keeps minutes and other documents that draw up the course and result of meetings and negotiations; - under the instructions of the Hotel Director, coordinates certain issues with associates of structural divisions, informs them about the instructions from the Hotel Director; controls the implementation of instructions; - carries out the collection of materials and information necessary, prepares analytical, informational, reference and other materials, presentations, report for the Hotel Director; -conducts paperwork, receives correspondence received by the Hotel Director, accepts documents and personal applications for the signature of the Hotel Director, keeps their records and registers, hands them to the Hotel Director; - prepares and reviews written documents (daily logs, business letters, memoranda, reports, etc.), including proofreading and editing written information to ensure accuracy and completeness; - draws up letters, inquiries, and other documents as instructed by the Hotel Director; - carries out work on the preparation of meetings to be held by the Hotel Director (collecting the necessary materials, notifying participants about the time and place of the meeting, the agenda, registering them and etc.), preparing minutes of meetings; - as required translation from English into Russian and vice versa is carried out on meetings, documents for the Hotel Director; - handles and responds to guest complaints/complaint letters/emails; - interacts and meets (when required) with guests either VIP’s, previous guests, guests with complaints. To resolve issues and feedback continually to guests, HOD’s and the Hotel Director; - builds external relationships in the community; - welcomes and hosts external visitors of the Hotel Director; - be available and gives overall support if required during marketing, PR and special events.