Executive Assistant / Adjoint(e) excutif(ive) at Assembly of First Nations — NeverHard

Job DescriptionJob DescriptionSalary: $53,860 - $68,148 Title:Executive Assistant Economic Development Location:Ottawa, Ontario Employment Status:Permanent Full-Time Position Closing Date:Open Until Filled Internal/External Competition About the AFN The AFN is an advocacy organization that takes direction and fulfills mandates as directed by First Nations in-Assembly through resolutions. As a national advocacy organization for First Nations, the AFN seeks to advance First Nations Inherent and Treaty Rights through the development of policy, public education, and where applicable, the co-development of legislation to build First Nations capacity. The AFN was created out of a desire among First Nations leadership for a strong and effective collective advocacy organization. From this, values such as respect for human rights, diversity, justice, and the sovereignty of each rights-holding First Nation guide the work of the organization. Position Overview: The Executive Assistant provides executive support and takes direction from and reports to the Director, Economic Development. The incumbent works closely with Director, in a one-on-one working relationship to update and inform Director of upcoming commitments and responsibilities by following up appropriately. Duties include but are not limited to arranging travel plans, meeting minute-taking and distribution, scheduling appointments and drafting both internal and external emails. Key Responsibilities: Completes a broad variety of administrative tasks for the Director including managing an active calendar of appointments. Sets deadlines and delegates work on behalf of the Director within the Sector and follow-ups on tasks and activities. Completes expense reports, arranging detailed travel plans for the Director. Prepares itineraries, agendas and meeting minutes; and compiling documents for meetings and/or for travel-related meetings. Research, prioritizes, and follows up on incoming issues and concerns addressed to the Director including those of a sensitive or confidential nature. Determines appropriate course of action, referral, or response. Facilitates cross-divisional coordination of travel and plans. Assists in coordinating internal meetings and off-sites, as requested. Edits and completes first drafts for written communications such as emails, memos, minutes. Provides a bridge for smooth communication between the Director's office and internal departments as well as the CEOs office. Serves as the primary point of contact for external constituencies on all matters pertaining to the Director. Communicates directly through emails and telephone on behalf of the Director, with government representatives, Chiefs, First Nations and all other contacts, on matters related to Directors programmatic initiatives. Assists the Director or delegate with the planning of the Sectors Chiefs Committees, Technical Committees, and/or Working Groups. Provide support with special projects from time to time as required. Assists in planning of Chiefs-in-Assembly (Annual General Assembly and Special Chiefs Assembly) meetings held twice annually, as required. Conducts other duties as assigned by the Director. Who Can Apply: College Diploma/ 3-year BA in administration or equivalent combination of education and experience Minimum of 5 years experience executive assistance experience supporting Senior Management of an organization. Excellent advanced computer skills, including Microsoft Office, Word and Excel Excellent oral and written communication skills Tact and diplomacy in dealing with sensitive and confidential matters Must have strong client relations experience in dealing with various levels of representatives English is the working language; however, the ability to work in both official languages (English/French) is an asset. Diversity Statement Qualified persons of First Nations Ancestry will be given preference in accordance with s.16(1) of the Canadian Human Rights Act. Why Work with AFN? At the Assembly of First Nations (AFN), we value our employees and are committed to fostering a supportive, engaging, and rewarding workplace. When you join our team, youll enjoy: Employer-Paid Health Benefit Premiums Comprehensive health, dental, and vision coverage for you and your family, with premiums fully paid by AFN. Generous Pension Matching A competitive pension plan with significant employer contributions to help you build your future. Ample Vacation, Sick, and Personal Days Generous vacation entitlements, paid sick leave, and personal days, plusadditional non-legislative time offthroughout the year. Professional Development Support Coverage for courses, certifications, and training to help you grow your skills and advance your career. Wellness Funds Annual funds you can use towards fitness, mental health supports, or other wellness-related expenses. Modern, Central Location Our bright, collaborative office is located in the Sun Life Building in downtown Ottawa, with Parliament LRT Station right in the building for an easy commute. Convenient Amenities Steps away from cafes, restaurants, and shops. Meaningful Work Be part of a national organization advocating for First Nations, making a positive difference for communities across Canada. Collaborative & Inclusive Culture Work alongside passionate, dedicated colleagues in a supportive and dynamic environment. Accommodation Statement The Assembly of First Nations (AFN) is dedicated to an inclusive selection process and work environment. If you require accommodation during the recruitment process, please advise the Human Resources representative when you are invited to meet regarding this employment opportunity. While we appreciate all applications, only those candidates short-listed for an interview will be contacted. AFN may cancel, postpone, or revise employment opportunities at any time. _________________________________________________________________________________________________________________________ Titre:Adjoint(e) excutif(ive) Dveloppement conomique Lieu :Ottawa (Ontario) Statut :Poste permanent temps plein Date de clture :Ouvert jusqu ce que le poste soit pourvu Affichage interne/externe propos de lAPN LAPN est une organisation de dfense des intrts, qui suit des directives et accomplit des mandats conformment aux rsolutions adoptes par les Premires Nations-en-Assemble. En tant quorganisation nationale de dfense des intrts des Premires Nations, lAPN cherche promouvoir les droits inhrents et issus des traits des Premires Nations par llaboration de politiques, la sensibilisation du public et, le cas chant, llaboration conjointe de lois visant renforcer les capacits des Premires Nations. LAPN est ne de la volont des dirigeants des Premires Nations de se doter dune organisation de dfense des intrts commune, forte et efficace. Des valeurs telles que le respect des droits de la personne, la diversit, la justice et la souverainet de chaque Premire Nation dtentrice de droits guident le travail de lorganisation. Aperu du poste Ladjoint(e) excutif(ive) apporte son appui au( la) directeur(trice) du Dveloppement conomique, dont il relve. Le(la) titulaire du poste travaille en troite collaboration avec le(la) directeur(trice), dans le cadre dune relation de travail troite, afin de le(la) tenir inform de ses engagements et responsabilits venir, en assurant un suivi appropri. Ses fonctions comprennent, sans sy limiter, lorganisation des dplacements, la rdaction et la diffusion des comptes rendus de runion, la prise de rendez-vous et la rdaction de courriels internes et externes. Principales responsabilits Effectuer diverses tches administratives pour le(la) directeur(trice), notamment la gestion dun agenda charg. Fixer des dlais et dlguer des tches au nom du(de la) directeur(trice) au sein du Secteur, et assurer le suivi des tches et des activits. tablir les notes de frais et organiser en dtail les dplacements du(de la) directeur(trice). Prparer les itinraires, les ordres du jour et les comptes rendus de runion et rassembler les documents ncessaires aux runions et/ou aux runions lies aux dplacements. Effectuer des recherches, tablir des priorits et assurer le suivi des questions et proccupations adresses au( la) directeur(trice), y compris celles de nature sensible ou confidentielle. Dterminer les mesures prendre, lorientation vers une personne comptente ou la rponse approprie. Faciliter la coordination entre les directions des dplacements et des prparatifs de voyage. Aider la coordination des runions internes et lextrieur, le cas chant. Rdiger et finaliser les premires bauches de communications crites telles que les courriels, les notes de service et les comptes-rendus. Assurer la liaison pour une communication fluide entre le bureau du(de la) directeur(trice) et les services internes ainsi quavec le bureau du chef de la direction. Servir de point de contact principal pour les parties prenantes externes pour toutes les questions adresses au( la) directeur(trice). Communiquer directement par courriel ou par tlphone au nom du(de la) directeur(trice) avec les reprsentants du gouvernement, les Chefs, les Premires Nations et tout autre interlocuteur, sur des questions lies aux initiatives du(de la) directeur(trice). Aider le(la) directeur(trice) ou ses dlgus planifier les rencontres des comits des Chefs, des comits techniques ou des groupes de travail du Secteur. Apporter son soutien des projets spciaux de temps autre, le cas chant. Participer la planification des runions des Chefs-en-Assemble (Assemble gnrale annuelle et Assemble extraordinaire des Chefs) qui se tiennent deux fois par an, le cas chant. Accomplir toute autre tche confie par le(la) directeur(trice). Qui peut postuler? Diplme dtudes collgiales ou baccalaurat de trois ans en administration, ou combinaison quivalente de formation et dexprience Au moins 5 ans dexprience en tant quadjoint(e) excutif(ve) auprs de la haute direction dune organisation. Excellentes comptences informatiques avances, notamment dans lutilisation de Microsoft Office, Word et Excel Excellentes comptences en communication orale et crite Tact et diplomatie dans le traitement de questions sensibles et confidentielles Solide exprience des relations avec la clientle, notamment auprs de reprsentants diffrents niveaux Langlais est la langue de travail; toutefois, la capacit travailler dans les deux langues officielles (anglais/franais) constitue un atout. nonc relatif la diversit Les personnes qualifies dascendance autochtone se verront accorder la prfrence conformment larticle 16(1) de la Loi canadienne sur les droits de la personne . Pourquoi travailler pour lAPN? lAssemble des Premires Nations (APN), nous sommes conscients de limportance de nos employs et nous sommes dtermins maintenir un milieu de travail favorable, stimulant et gratifiant. En vous joignant notre quipe, vous bnficierez des avantages suivants: Primes dassurance maladie payes par lemployeur Une couverture complte des soins de sant, des soins dentaires et des soins de la vue pour vous et votre famille, dont les primes sont entirement payes par lAPN. Un rgime complmentaire de retraite gnreux Un rgime de retraite comptitif avec des cotisations importantes de lemployeur pour vous aider btir votre avenir. De nombreux jours de cong annuel, cong de maladie et cong personnel Un cong annuel, un cong de maladie pay et un cong personnel gnreux, ainsi que des jours de cong supplmentaires non prvus par la loi tout au long de lanne. Soutien au perfectionnement professionnel Prise en charge de cours, de certifications et de formations pour vous aider dvelopper vos comptences et progresser dans votre carrire. Fonds de mieux-tre Des fonds annuels que vous pouvez utiliser pour le conditionnement physique, un soutien en sant mentale ou dautres dpenses lies au mieux-tre. Emplacement central et moderne Nos bureaux lumineux et collaboratifs sont situs dans ldifice Sun Life, au centre-ville dOttawa. La station de train lger sur rail (TLR) Parlement est situe dans ldifice, ce qui facilite les trajets quotidiens. Commodit quelques pas des cafs, restaurants et magasins du centre-ville. Un travail enrichissant Faites partie dune organisation nationale qui dfend les intrts des Premires Nations et qui amliore le quotidien des communauts partout au Canada. Culture axe sur la collaboration et linclusion Travaillez aux cts de collgues passionns et dvous dans un environnement dynamique et solidaire. nonc relatif laccommodement LAssemble des Premires Nations (APN) sengage maintenir un processus de slection et un milieu de travail inclusifs. Si vous avez besoin de mesures dadaptation durant le processus de recrutement, veuillez en informer lagent(e) des ressources humaines au moment o un entretien vous sera propos. Toutes les candidatures sont les bienvenues, mais nous ne communiquerons quavec les personnes prslectionnes en vue dune entrevue. LAPN se rserve le droit dannuler, de reporter ou de rviser les offres demploi tout moment.