Офис-менеджер at EPG PROMETHEUS SCHOOL — NeverHard

Обеспечение ежедневной работы офиса и его бесперебойного функционирования (обеспечение порядка в общих и рабочих зонах, переговорных комнатах и кухне, поддержание чистоты и порядка, решение текущих организационных вопросов). Обеспечение офиса необходимыми товарами и расходными материалами (формирование потребности и заказ канцелярии, воды, чая, кофе и других необходимых материалов; самостоятельное приобретение отдельных товаров в пределах установленной компетенции либо организация заказа через заведующего хозяйством). Организация работы с корреспонденцией, документами и курьерскими отправлениями (приём, распределение и передача входящей корреспонденции и документов ответственным сотрудникам; подготовка и отправка исходящей корреспонденции, документов и посылок по городу и в другие города; вызов курьеров через сервисы Yandex, Alem Tat и другие курьерские службы; отслеживание отправлений и контроль их своевременной доставки и получения адресатом). Организация приёма гостей и обеспечение административного сопровождения руководителя (встреча и сопровождение гостей, информирование ответственных сотрудников, подготовка переговорных зон, организация чая, кофе и других напитков; подготовка чая и кофе для руководителя, организация и заказ обедов и других необходимых блюд для руководителя и гостей, обеспечение комфортного пребывания посетителей). Организация встреч, совещаний и мероприятий (подготовка помещений и необходимых материалов, организация технического и организационного сопровождения, ведение протокола совещаний, фиксация принятых решений и поручений, контроль их передачи ответственным сотрудникам). Организация командировок и деловых поездок (приобретение авиабилетов и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц и трансферов, решение сопутствующих организационных вопросов; информирование заинтересованных сотрудников о предстоящих командировках, а также сбор и передача посадочных талонов ответственным лицам после завершения поездки). Ведение календаря руководителя и контроль исполнения задач (ведение рабочего календаря, планирование и напоминание о встречах и запланированных мероприятиях, контроль установленных дедлайнов и своевременного исполнения поручений ответственными сотрудниками, информирование руководителя о статусе выполнения задач). Административная поддержка руководителей и сотрудников (подготовка документов и служебных писем, ведение внутренних таблиц и реестров, помощь в решении текущих организационных вопросов, взаимодействие с подразделениями компании, определение приоритетности задач и их последовательное выполнение с учётом срочности и важности). Ведение административной документации и внутренних таблиц (работа в Excel, ведение реестров, журналов и учётных таблиц, подготовка административных отчётов, ведение записи на приём к руководителю, оповещение сотрудников о запланированных мероприятиях, совещаниях и других рабочих событиях). Взаимодействие с ответственными сотрудниками по хозяйственным вопросам (оперативное выявление и передача информации о необходимости уборки, неисправностях, технических и других хозяйственных вопросах ответственным лицам — заведующему хозяйством, сотрудникам клининга и другим ответственным за соответствующий участок; контроль получения информации ответственным сотрудником). Обеспечение порядка и готовности кабинетов руководителей (поддержание чистоты и порядка в кабинетах и на рабочих местах руководителей, обеспечение наличия необходимой канцелярии, воды и других расходных материалов, контроль своевременной уборки и пополнения необходимых принадлежностей). Организационная поддержка руководства и подразделений (выполнение текущих административных поручений, связанных с деятельностью компании и обеспечением работы офиса). Организация дополнительных административных задач (заказ подарков, сувенирной продукции, цветов и других материалов для сотрудников, гостей и деловых мероприятий при необходимости). Требования: Высшее, среднее специальное; Опыт работы на административной позиции будет преимуществом; Высокая скорость работы и оперативность в решении задач; Умение быстро переключаться между задачами и правильно расставлять приоритеты; Коммуникабельность, доброжелательность и грамотная деловая речь; Ответственность, исполнительность и внимательность к деталям; Умение самостоятельно решать текущие вопросы и находить необходимую информацию; Уверенный пользователь ПК, MS Office, Excel и оргтехники; Умение работать с большим объёмом информации и структурировать её; Грамотная устная и письменная речь на русском и казахском языках; Готовность работать в динамичном режиме и оперативно реагировать на изменения и срочные задачи. Условия: Официальное трудоустройство; График работы 5/2, с 08:00 до 17:00; Возможности профессионального обучения и развития