Coordonnateur (trice) Pices de Rechange | Aftermarket Parts Coordinator at BellatRx — NeverHard

Job DescriptionJob Description English will follow Propos du poste Relevant directement du/de la Superviseur(e), Aftermarket, le/la Coordonnateur(trice) Pices de rechange joue un rle cl au sein du dpartement Aftermarket en assurant un soutien administratif et oprationnel efficace, tout en offrant une exprience client exceptionnelle. Dans ce rle, vous serez au cur des activits de service aprs-vente : vous rpondrez aux demandes des clients par tlphone et par courriel, crerez et assurerez le suivi des billets de service, prparerez des soumissions et des commandes, et collaborerez troitement avec les techniciens de service sur le terrain ainsi qu'avec les diffrentes quipes internes. Si vous tes une personne organise, proactive, minutieuse et oriente vers le service la clientle , qui aime grer plusieurs priorits et travailler dans un environnement dynamique, ce poste pourrait tre pour vous! Principales Responsabilits Crer adquatement les billets de service dans notre systme et en assurer le suivi jusqu' leur rsolution. Rpondre aux appels et aux courriels entrants et offrir un service la clientle professionnel, courtois et dpassant les attentes. Crer des soumissions et des commandes dans le systme ERP. Effectuer les suivis ncessaires concernant le statut des soumissions et des commandes. Transformer les demandes des clients en opportunits d'affaires potentielles en identifiant leurs besoins et en prparant de nouvelles soumissions. Prparer les commandes d'expdition, incluant la gnration des rapports de commandes et la vrification des informations, codes d'expdition, comptes clients et autres dtails pertinents. Fournir un soutien administratif aux techniciens de service sur le terrain, notamment dans le cadre de leurs activits de dplacement et de service. Agir comme personne-ressource de soutien et assurer le remplacement au besoin du/de la Coordonnateur(trice) de service Aftermarket. Collaborer avec les quipes de Production, Service Aftermarket, Marketing et les autres parties prenantes afin d'assurer le respect des chanciers et des engagements envers les clients. Assurer un suivi rgulier des commandes et communiquer les mises jour pertinentes au/ la Superviseur(e), Aftermarket. Effectuer diverses tches administratives lies aux activits du dpartement Aftermarket. Ce que nous recherchons Diplme d'tudes secondaires (DES) ou l'quivalent. Minimum de 2 ans d'exprience dans un poste similaire , idalement dans un environnement de service la clientle, de pices, de service aprs-vente ou de coordination. Excellentes aptitudes en communication, en franais et en anglais, l'oral comme l'crit. Excellentes capacits d'coute active et aptitude bien comprendre les besoins des clients et des parties prenantes. Grand souci du dtail et capacit travailler avec prcision afin de minimiser les erreurs. Excellentes comptences organisationnelles et bonne gestion du temps et des priorits. Capacit grer plusieurs dossiers simultanment et respecter les chanciers. Autonomie, fiabilit et sens de l'initiative. Esprit proactif, dbrouillardise et attitude positive. Grande flexibilit et capacit s'adapter une varit de tches et de priorits. Capacit travailler rapidement tout en maintenant un haut niveau de qualit et de prcision. Excellentes aptitudes en communication et en coordination interfonctionnelle. Trs bonne matrise de la suite Microsoft Office, notamment Outlook, Excel, Word et PowerPoint. Connaissance d'un systme ERP, un atout. Connaissance de ACT! et/ou QuoteWerks, un atout. Facilit apprendre de nouveaux logiciels et systmes. Esprit d'quipe et capacit collaborer efficacement avec diffrents dpartements. Profil recherch Nous recherchons une personne oriente client, organise et nergique , qui aime tre au centre de l'action et qui sait garder le contrle de ses priorits dans un environnement dynamique. La personne idale est l'aise de communiquer avec diffrents interlocuteurs, sait faire preuve de jugement et de dbrouillardise, et comprend l'importance d'un suivi rigoureux pour assurer une exprience client de qualit. Vous tes une personne qui aime trouver des solutions, assurer les suivis et faire avancer les dossiers ? Vous pourriez tre la personne que nous recherchons! Pourquoi BellatRx ? voluer dans un environnement innovant et dynamique avec des dfis techniques stimulant votre expertise. Diriger une quipe et avoir un impact tangible sur l'excellence oprationnelle. Opportunits de croissance professionnelle et de matrise technique. Faire partie d'une entreprise qui valorise la prcision, la rsolution structure de problmes et la pense proactive. BellatRx est un fabricant priv d'quipements d'emballage de taille moyenne qui compte des clients et des fournisseurs en Amrique du Nord et dans le monde entier. Chez BellatRx, nos actions sont guides par ces 6 valeurs fondamentales qui, selon nous, ont t la cl de notre succs en tant que leader mondial dans la conception, la fabrication, la distribution et le service de machines d'emballage et de lignes d'emballage compltes BellatRx offre : Une rmunration et des avantages sociaux trs comptitifs; Un gym sur place, ouvert 24 heures sur 24, 7 jours sur 7; Programme de contribution REER/DPSP; 10 min de marche du REM Activits sociales amusantes; Caf gratuit; Stationnement gratuit; La prochaine tape du processus consiste remplir un questionnaire sur l'indice culturel. En plus d'examiner les qualifications et l'exprience des candidats, ce questionnaire nous aide mieux comprendre leur adquation globale et la manire dont ils prfrent tre grs, motivs et communiqus. Vous trouverez le lien du sondage ICI ------------------------------------------------------------------------------------ About the role Reporting directly to the Aftermarket Supervisor, the Aftermarket Parts Coordinator plays an important role within the Aftermarket department by providing efficient administrative and operational support while delivering an exceptional customer experience. In this role, you will be at the heart of our aftermarket operations. You will respond to customer inquiries by phone and email, create and follow up on service tickets, prepare quotes and orders, and work closely with travelling field service technicians and various internal teams. If you are organized, proactive, detail-oriented, and customer-focused , and enjoy managing multiple priorities in a dynamic environment, this could be the opportunity for you! Key Responsabilities Properly create service tickets in our system and ensure timely follow-up through resolution. Handle incoming calls and emails while providing professional, courteous, and beyond-expectations customer service. Create quotes and orders in the ERP system. Follow up on quote and order status and ensure timely updates. Convert customer requests into potential business opportunities by identifying customer needs and generating new quotes. Prepare shipping orders, including generating order reports and verifying information, shipping codes, customer accounts, and other relevant details. Provide administrative support to travelling field service technicians, including support related to their travel and service activities. Provide backup support to the Aftermarket Service Coordinator as required. Collaborate with Production, Aftermarket Service, Marketing, and other internal stakeholders to meet customer deadlines and commitments. Maintain regular follow-up on orders and provide relevant updates to the Aftermarket Supervisor. Perform various administrative tasks related to Aftermarket department activities. What we're looking for High school diploma or equivalent. Minimum of 2 years of experience in a similar position , ideally in a customer service, parts, aftermarket service, or coordination environment. Excellent communication skills in both English and French, written and spoken. Strong active listening skills and the ability to understand customer and stakeholder needs. Strong attention to detail and a commitment to accuracy and error-free documentation. Excellent organizational and time management skills, with the ability to prioritize effectively. Ability to manage multiple tasks and meet required deadlines. Reliable, autonomous, and proactive with a strong sense of initiative. Resourceful, positive, and energetic attitude. Flexible and comfortable handling a wide variety of tasks and changing priorities. Ability to work efficiently and expeditiously while maintaining a high level of quality and accuracy. Strong communication and cross-functional coordination skills. Very good knowledge of Microsoft Office, including Outlook, Excel, Word, and PowerPoint. Experience using an ERP system is an asset. Knowledge of ACT! and/or QuoteWerks is an asset. Ability and willingness to learn new software and systems. Team player with the ability to collaborate effectively across departments. The ideal Candidate We are looking for a customer-focused, organized, and energetic individual who enjoys being at the center of the action and knows how to stay on top of priorities in a fast-paced environment. The ideal candidate is comfortable communicating with a variety of stakeholders, demonstrates good judgment and resourcefulness, and understands the importance of thorough follow-up in delivering a high-quality customer experience. Do you enjoy finding solutions, following up, and keeping things moving forward ? You may be the person we're looking for! Why BellatRx? Work in a fast-paced, innovative environment with technical challenges that push your expertise. Lead a team and make a tangible impact on operational excellence. Opportunities for professional growth and technical mastery . Be part of a company that values precision, structured problem-solving, and proactive thinking . About Us BellatRx is a mid-market, privately held, manufacturer of packaging equipment with clients and suppliers in North America and Internationally. At BellatRx, our actions are guided by these 6 core values we believe have been key to our success as a global leader in the design, manufacture, distribution and service of packaging machines and complete packaging lines. Here's how we would take care of you Health : Group insurance including dental and Telemedicine Personal Assistance: Employee Assistance Program Savings : RRSP-DPSP contributions plan Fun : Employee social activities 10 min walk from the REM To stay in shape: Access to our on-site employee's private gym. Wellness : Paid Personal Time Off The next step in the process for the is to complete a Culture Index Survey. In addition to reviewing applicants' qualifications and experience, the Culture Index Survey helps us better understand overall fit and how individuals prefer to be managed, motivated, and communicated with. You will find the link HERE