Личный ассистент / Офис-менеджер at buddhaspa — NeverHard

Мы ищем энергичного, организованного и ответственного сотрудника, который сможет обеспечить бесперебойную работу офиса, эффективно координировать административные процессы и поддерживать руководителей компании в ежедневных задачах. Обязанности: ⦁ Обеспечение бесперебойной работы офиса (закупка канцтоваров, воды, хозяйственных товаров, техники и других необходимых материалов); ⦁ Ведение внутреннего документооборота компании; ⦁ Подготовка, оформление и хранение документов, включая NDA, трудовые договоры, дополнительные соглашения, акты, приказы, служебные записки и другие внутренние документы; ⦁ Контроль подписания документов сотрудниками и контрагентами; ⦁ Подготовка документов, сканирование, копирование, архивирование и систематизация файлов; ⦁ Административная поддержка и руководителей компании; ⦁ Организация рабочих встреч руководства, включая подготовку переговорных комнат, напитков и необходимых материалов и корпоративных мероприятий; ⦁ Выполнение организационных поручений руководства, включая заказ питания, бронирование сервисов и решение текущих административно-бытовых вопросов. ⦁ Организация командировок (бронирование билетов, гостиниц и т.д.); ⦁ Взаимодействие с поставщиками услуг (интернет, связь, клининг, обслуживание техники и др.); ⦁ Контроль работы технического персонала, курьерских служб и подрядчиков; ⦁ Ведение отчетности по административным, хозяйственным и личным расходам руководителя; ⦁ Контроль порядка, чистоты и общего состояния офиса; ⦁ Поддержка сотрудников по административным вопросам; ⦁ Выполнение поручений руководства. Дополнительные задачи: В зависимости от текущих потребностей компании возможно участие в отдельных HR-процессах: ⦁ Встреча кандидатов на собеседования; ⦁ Помощь в организации интервью и адаптации новых сотрудников; ⦁ Подготовка кадровых документов совместно с HR-специалистом; ⦁ Координация внутренних коммуникаций. Требования: ⦁ Опыт работы офис-менеджером, администратором, секретарем или ассистентом руководителя от 1 года; ⦁ Уверенное владение ПК (MS Word, Excel, Google Docs, электронная почта); ⦁ Навыки работы с современными ИИ-инструментами будут преимуществом; ⦁ Грамотная устная и письменная речь; ⦁ Высокий уровень организованности и ответственности; ⦁ Внимательность к деталям; ⦁ Умение работать в режиме многозадачности; ⦁ Коммуникабельность, доброжелательность и аккуратность; ⦁ Готовность быстро включаться в новые задачи и процессы. Условия: ⦁ График работы: 5/2, с 10:00 до 19:00; ⦁ Стабильная заработная плата; ⦁ Комфортный современный офис; ⦁ Дружный коллектив и поддерживающая атмосфера; ⦁ Возможность профессионального роста и расширения зоны ответственности. Важно: работа предполагает высокий уровень вовлеченности в операционные процессы компании. В отдельных случаях могут возникать срочные задачи, требующие задержки после окончания рабочего дня. Компания ценит личное время сотрудников, поэтому такие ситуации не являются регулярными и при необходимости переработанное время компенсируется возможностью более позднего прихода или более раннего ухода в последующие дни по согласованию с руководством.