Ассистент руководителя at Avital.kz — NeverHard

AVITAL — казахстанский бренд профессиональных материалов для наращивания и ламинирования ресниц, основанный в 2014 году. Мы работаем более 10 лет и входим в число лидеров рынка в своей нише. Наши каналы: розница, опт, маркетплейсы (Kaspi, Wildberries), сеть из 80+ оптовых партнёров по Казахстану и России, мастер-классы в нескольких городах. Мы — не просто бренд, мы Community of Professionals. Наша амбиция — стать крупнейшей компанией в своей нише в мире. Цель работы - помогать владельцу бизнеса развивать компанию и способствовать достижению целей компании Ценный конечный продукт - 1) растущая компания, 2) рост прибыли, 3) выполненные задачи по построению компании Описание работы и функции: Задача бизнес ассистента - помогать владельцу бизнеса увеличивать и расширять организацию, выполняя задачи по найму, адаптации, построению компании. Ассистент должен быть на связи 24/7. Коммуникация должна быть ОЧЕНЬ быстрая. Это не значит, что задачи должны быть выполнены в час ночи, их нужно выполнить в рабочее время. Но это значит, что коммуникация должна быть свободная, легкая, иначе это блокирует коммуникацию от руководителя. Отсутствие общения приводит к разрыву и уменьшению понимания. И наоборот. Больше понимания = больше ответственности. Все задачи должны быть доведены до конца в СРОК. Завершена ли задача не смотря ни на что? Это единственное, на что нужно смотреть. Невыполнение задачи вовремя - это невзятие полной ответственности за свою работу. Можно звонить, писать, запрашивать финансы, информацию у коллег и руководителя, но работа должна быть выполнена ДО КОНЦА и в СРОК. Компания развивается по определенному алгоритму и невыполнение и не дожатие задач - это единственная причина остановок в росте. Если задача не доделана в рабочее время, но при этом взята в работу, ее нужно выполнять в нерабочее время. Зарплата платится НЕ ЗА ВРЕМЯ, а за ПОЛНУЮ ответственность за доверенные функции и задачи, за то, что дела доведены до конца. Не должно быть такого, что руководителю быстрее выполнить работу, доверенную Ассистенту - самому. Если возникает такое, то это первый признак, что Ассистент не справляется с работой. Именно поэтому Ассистент помогает владельцу - освободить его. Если руководителю легче и быстрее сделать все самому, тогда в чем состоит СОтрудничество. Это ключевой принцип командной работы. Важная функция Ассистента - это найм сотрудников. Найм должен быть эффективный, быстрый и нанимать нужно только высокотонных людей (очень важно прояснить определение слова “тон” и “высокотонный”) с подходящим опытом работы (например, у менеджера по продажам должен быть опыт работы в продажах, высокотонного токаря брать на продажи бессмысленно, как и наоборот). Ассистент нанимает команду на старте, дальше когда объем будет большой, нанимается рекрутер (когда нужно нанимать 4-5 человек в месяц). Адаптация - важная функция ассистента - помочь адаптировать сотрудников. Провести их по всему алгоритму работы. Если нет обучения или должностной инструкции, ассистент должен не оставлять это просто так, а собрать данные от остальных сотрудников, в том числе от владельца для того, чтобы создать должностную инструкцию, по которой будет работать сотрудник, которого нужно адаптировать. Отчетность. Ассистент должен выстроить отчетность. Сотрудники должны сами заполнять свои прямые отчеты, но контролировать это и собирать всю отчетность воедино в подготовленную и согласованную руководителем таблицу - это обязанность Ассистента. Также сюда включаются Статистики. Коммуникация. Ассистент несет ответственность также за коммуникацию и за ее правильное функционирование. Телефония, контроль оплаты интернета. Все средства связи должны работать - ведь иначе команда перестанет общаться между собой и с клиентами. Это важная функция Ассистента Владельца. Это выстраивается за счет контроля чатов, срм систем, проталкиваний сообщений, почты и других средств связи. План по доходу. Ассистент контролирует, что план по доходу заполнен и актуализирован. Каждое утро он смотрит его, не важно, есть ли директор в компании или нет. И каждое утро он проводит расследование по первому этапу воронки продаж или процесса, который отклонился от идеальной картины (того, сколько должно быть). Например, когда сделано 100% разговоров, но 50% записей на встречу, Ассистент должен прослушать разговоры и НАЙТИ (они точно существуют, иначе не было бы отклонения) отклонения от технологии работы (например, от скрипта продаж, если его нет, технологию нужно получить или разработать вместе с руководителем, иначе Вы не сможете делать свою работу по контролю работы). И когда отклонения найдены, Ассистент сам это делает или если есть руководитель Ассистент контролирует, что это отклонение улажено полностью. Улажено полностью - это значит БОЛЬШЕ НЕ МОЖЕТ ПОВТОРИТЬСЯ. Участие в финансовом планировании. Иногда Ассистент участвует в финансовом планировании и подает заявки на расходы, подготавливает его. Фин планирование - это важная часть, которую владелец контролирует, и тут иногда помощь Ассистента также нужна (например, сделать расчет по расходам, посчитать зарплаты, внести заказы в систему и прочие задачи). Задачи от владельца. Нужно понять, что Владелец - это самый мотивированный человек в компании. Его мотивы всегда побудительные к росту. Все, что хочет руководитель - роста. Ассистент должен быть достоин доверия, руководитель должен быть способен на него положиться в любой трудный момент. Помощь нужна не только, когда все хорошо. Компании нужны те, кто не смотря на любые опасные ситуации, стойко и преданно переносят любые трудности и продвигаются к цели. Ведь в конце этого - всегда будет успех. Ассистент должен быть готов выполнить любую работу, тогда, когда это нужно. И он должен стремиться к тому, чтобы возглавить отдел, стать директором компании, или возглавить новое направление. Все мои лучшие директора всегда были сначала Ассистентами. Это всегда произойдет, нужно лишь выполнять пункты, описанные выше.