Assistant(e) executif(ve) - Executive Assistant (CAO) at Fuze HR Solutions Inc. — NeverHard

Job DescriptionJob DescriptionEnglish Version to Follow: Adjoint(e) de direction exécutive au Chef de l’administration (CAO) Salaire : 80 000 $ à 90 000 $ par année (selon l’expérience) + excellents avantages sociaux Horaire : Temps plein, du lundi au vendredi – Présentiel (100 %) Une flexibilité est requise pour répondre à des besoins opérationnels occasionnels ou à des heures prolongées. Lieu : Montréal (Québec) Responsabilités Soutien exécutif Gérer de façon proactive l’agenda, les communications et les priorités quotidiennes du CAO. Préparer les ordres du jour, rédiger les comptes rendus de réunions et assurer le suivi des actions requises. Rédiger, réviser et mettre en forme la correspondance professionnelle ainsi que les documents exécutifs. Maintenir un système de classement numérique structuré pour les contrats, rapports et documents de projets. Coordonner les déplacements, les dépenses, les réunions et les événements du CAO. Coordination de projets et des fournisseurs Soutenir les projets en cours liés à la construction, aux rénovations, aux installations et aux améliorations opérationnelles. Communiquer avec les fournisseurs, entrepreneurs et consultants afin d’obtenir des soumissions, mises à jour et livrables. Participer à la distribution des appels d’offres (RFP/RFQ), à la collecte des soumissions et à la coordination des visites de sites. Vérifier l’exhaustivité des soumissions et signaler toute information manquante ou incohérente. Maintenir à jour les dossiers des fournisseurs, les documents d’assurance et les dossiers de conformité. Suivi administratif et financier Créer et maintenir des outils de suivi pour les budgets, soumissions, factures et ordres de changement. Soutenir le suivi financier, notamment les bons de commande, les paiements et les approbations. Comparer les coûts réels des projets aux budgets approuvés et signaler les écarts. Utiliser des tableurs pour organiser les données, effectuer des comparaisons et produire des rapports sommaires. Soutien administratif et personnel Coordonner les rendez-vous personnels, les commissions et l’horaire du CAO. Assurer l’organisation du bureau, la gestion des fournitures et la préparation des espaces de travail. Organiser les services de traiteur, les réunions et l’accueil des invités. Accueillir les visiteurs et offrir une expérience professionnelle et soignée. Effectuer diverses tâches administratives et personnelles selon les besoins. Qualifications et expérience Minimum de trois (3) années d’expérience dans le soutien à des cadres supérieurs. Expérience en administration, gestion, construction, hôtellerie, immobilier ou dans un environnement axé sur les projets. Excellente maîtrise de Google Workspace (Docs, Sheets, Slides et Gmail). Aisance avec les fonctions avancées des feuilles de calcul (formules, tableaux croisés dynamiques, suivi de données). Excellentes compétences en communication écrite et verbale en français et en anglais (bilinguisme requis). Capacité à travailler dans un environnement rapide où les responsabilités sont élevées. Expérience dans la gestion d’informations confidentielles et sensibles avec discrétion. Formation postsecondaire en administration des affaires ou dans un domaine connexe (un atout). Compétences clés Excellente organisation et grand souci du détail. Approche proactive, autonome et orientée vers les résultats. Solides aptitudes numériques et analytiques. Excellentes habiletés de communication et de suivi. Fortes capacités de résolution de problèmes, de jugement et d’initiative. Fiabilité, discrétion et professionnalisme irréprochables. ------------------------------------------------------------------------------------------ Executive Assistant to the Chief Administrative Officer (CAO) Salary: $80k– $90k annually (based on experience) + great benefits Schedule: Full-time, Monday to Friday On-site role (100%) Flexibility required for occasional extended hours or operational needs Location: Montreal, QC Responsibilities Executive Support · Manage the CAO’s calendar, communications, and daily workflow proactively · Prepare agendas, take meeting notes, and ensure follow-ups are completed · Draft, edit, and format professional correspondence and executive documents · Maintain structured digital filing systems for contracts, reports, and project documentation · Coordinate travel arrangements, expenses, meetings, and events Project & Vendor Coordination · Support active projects across construction, renovations, facilities, and operational improvements · Communicate with vendors, contractors, and consultants to obtain quotes, updates, and deliverables · Assist with RFP/RFQ distribution, bid collection, and coordination of site visits · Review submissions for completeness and flag inconsistencies or missing information · Maintain vendor records, insurance documentation, and compliance files Cost & Administrative Tracking · Build and maintain trackers for budgets, quotes, invoices, and change orders · Support financial tracking including purchase orders, payments, and approvals · Reconcile project costs against approved budgets and highlight variances · Use spreadsheets to organize data, comparisons, and reporting summaries Office & Personal Support · Coordinate personal appointments, errands, and scheduling for the CAO · Support office organization, supplies, and workspace readiness · Arrange catering, meetings, and guest coordination · Welcome visitors and ensure professional and polished office experience · Assist with miscellaneous administrative and personal tasks as required Qualifications & Experience · Minimum 3 years of experience supporting senior executives · Background in administration, business, construction, hospitality, real estate, or project-based environments · Strong proficiency in Google Workspace (Docs, Sheets, Slides, Gmail) · Comfortable with advanced spreadsheet functions (formulas, pivot tables, data tracking) · Strong written and verbal communication skills in French and English (bilingual required) · Ability to work in a fast-paced, high-accountability environment · Experience handling confidential and sensitive information with discretion · Post-secondary education in business administration or related fields is an asset Key Competencies · Highly organized with strong attention to detail · Proactive and self-directed approach to work · Strong numerical and analytical ability · Confident communicator with strong follow-up skills · Problem-solver with strong judgment and initiative · Reliable, discreet, and professional at all times Apply Today! jessicak@fuzehr.com #QPQC