Офис-менеджер at Aitas KZ — NeverHard

ВАМ ПРЕДСТОИТ: Документооборот и делопроизводство Обеспечение жизнедеятельности офиса канцелярия, продукты. Координирование работы специалиста клининга и водителя офиса. Встреча и размещение гостей в офисе. Организация командировок сотрудников офиса (приобретение билетов, бронирование гостиниц, издание приказа на командировку). Ведение документооборота (входящая/исходящая корреспонденция, переадресация эл.писем). Подготовка договоров, счетов на оплату по административной части. Другие поручения руководства. Заказ курьерских услуг для отправки документов за пределы г. Алматы. Сканирование, нумерация, распечатка и передача на подписание служебных писем, документов (по поручению директора, главного бухгалтера, менеджера по персоналу и прочее). Поставщики и закупки Сбор заявок от сотрудников на канцелярские принадлежности, заказ питьевой воды, хозтоваров, мебели в офис. Отправка/получение закрывающих документов от поставщиков, счетов на оплату (в рамках помощи, не как основная обязанность). Возможна периодическая помощь, но только по согласованию со своим непосредственным руководителем. Работа с договорами Ведение реестра договоров. Сохранение электронных копий договоров в общей папке на диске. Отправка договоров контрагентам. Взаимодействие с офисом и IT Прием и координация приходящих людей в офис. Связь с администрацией Бизнес-центра по хозяйственным вопросам. Связь с провайдером (Билайн, Телеком), взаимодействие с IT-поддержкой по сбоям интернета , а также взаимодействие с поставщиком касательно ремонта оргтехники. Выполнение поручений директора ТОО, главного бухгалтера и менеджера по кадровому администрированию. МЫ ОЖИДАЕМ: Знание специфики ведения документооборота; Знание устройства офиса и принципы его зонирования; Знание сферы деятельности и виды ответственности работников офиса; Знание основ документационного обеспечения управления и основы делопроизводства; Знание принципов организации снабжения офиса; Знание требований законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения; Опыт работы на аналогичной позиции 1-2 года; МЫ ПРЕДЛАГАЕМ: Оформление согласно ТК РК; График работы: 5/2, с 08.00 до 17.00; Современный и комфортный офис; Максимум возможностей для профессиональной самореализации; Дружный коллектив, открытую корпоративную культуру.