Специалист по делопроизводству at AIDARLY MINING — NeverHard

Обязанности: - 1. Работа в СЭД (Системе электронного документооборота) и регистрация договоров: Первичная обработка и регистрация: Прием, проверка корректности оформления и регистрация входящих проектов договоров, дополнительных соглашений и спецификаций в СЭД. Маршрутизация и контроль согласования: Запуск процессов согласования договоров по установленным в компании маршрутам (юристы, бухгалтерия, служба безопасности и т.д.). Контроль статусов (отслеживание): Мониторинг сроков согласования, напоминание ответственным сотрудникам о зависших документах. Учет и архивация: Ведение электронного реестра договоров, присвоение регистрационных номеров, сканирование и прикрепление финальных скан-копий с подписями и печатями. 2. Управление входящей и исходящей корреспонденцией Входящие документы: Прием, сортировка, регистрация в СЭД всей поступающей почты (электронной и бумажной). Распределение писем руководству и исполнителям. Исходящие документы: Проверка правильности оформления исходящих писем, присвоение исходящего номера, отправка адресатам (через Почту, курьерские службы, ЭДО или СЭД). Контроль исполнения: Отслеживание сроков подготовки ответов на входящие контрольные письма. 3. Архивное дело и общие задачи Формирование дел: Систематизация и хранение исполненных документов (оригиналов договоров и переписки) в соответствии с номенклатурой дел. Выдача документов: Контроль движения оригиналов документов внутри компании (выдача под роспись, контроль возврата) Требования: - Опыт работы с СЭД: Уверенное владение популярными системами электронного документооборота (например, Directum или другие корпоративные аналоги). - Знание основ делопроизводства: Понимание правил оформления документов (ГОСТы по делопроизводству), структуры договоров, правил архивации. - Грамотность: Безупречный казахский и русский язык (устный и письменный), знание правил деловой переписки. - ПК-навыки: Уверенный пользователь MS Office (Word — продвинутое форматирование, Excel — ведение реестров и фильтрация данных). Работа с оргтехникой (сканеры, потоковые принтеры). 2. Личные и деловые качества - Внимательность к деталям: Способность замечать опечатки в номерах, даты и отсутствие нужных подписей/приложений. - Высокая организованность: Умение работать в режиме многозадачности, правильно расставлять приоритеты и не забывать про «горящие» дедлайны. - Стрессоустойчивость и коммуникабельность: Готовность вежливо, но настойчиво напоминать коллегам и руководителям о необходимости согласовать или вернуть документ. Условия: Официальное трудоустройство; Стабильная заработная плата ; График работы 5/2; Комфортный офис в центре горда и дружный коллектив; Возможность профессионального обучения и развития.