Administrateur(trice) des ventes / Sales Operations Administrator at Taiga Motors — NeverHard

Job DescriptionJob DescriptionSalary: English to follow Moteurs Taiga est la recherche dun(e) administrateur(trice) des ventes hautement organis(e) et proactif(ve) pour soutenir les activits oprationnelles et administratives quotidiennes des quipes des ventes, des finances, de la logistique et du service la clientle. Ce rle est essentiel pour assurer une excution fluide du processus de la commande la livraison pour nos clients B2B et B2C lchelle mondiale, notamment en ce qui concerne ladministration des commandes, la facturation, le suivi des paiements, la documentation douanire et le soutien limmatriculation des vhicules. Il ne sagit pas dun poste de vente directe ou de gestion de comptes, mais plutt dun rle cl de soutien oprationnel ax sur lexactitude, la ractivit et la coordination interfonctionnelle afin doffrir une excellente exprience client. Le ou la candidat(e) idal(e) est minutieux(se), autonome et laise de grer plusieurs priorits dans un environnement en volution rapide. Cette personne possde de solides comptences en coordination administrative et financire, un bon jugement, dexcellentes aptitudes en communication ainsi quune approche proactive avec un fort sens des responsabilits. Elle est galement capable de collaborer efficacement avec diffrentes quipes tout en travaillant de manire autonome. Principales responsabilits Traiter et administrer les commandes clients avec exactitude et efficacit Prparer, mettre et assurer le suivi des factures et paiements clients Suivre les soldes impays et effectuer les relances auprs des clients concernant ltat des paiements Collaborer troitement avec lquipe des finances afin dassurer un traitement exact des paiements et la conciliation des comptes Soutenir les activits de coordination et dadministration lies aux comptes clients (comptes recevables) et comptes fournisseurs (comptes payables) Travailler en troite collaboration avec lquipe logistique afin de sassurer que les commandes sont expdies temps et que les clients reoivent la documentation dexpdition, les informations de suivi et les mises jour pertinentes Soutenir les concessionnaires et distributeurs dans la prparation de la documentation requise pour limmatriculation des vhicules Maintenir jour les informations relatives aux clients, commandes et paiements dans les systmes ERP et CRM Soutenir les quipes des ventes, des finances et de la logistique dans diverses activits oprationnelles et administratives Communiquer de manire professionnelle avec les clients, concessionnaires, distributeurs et quipes internes concernant les commandes, factures, paiements, documents et statuts dexpdition Produire et maintenir des rapports oprationnels, suivis de paiements et dossiers administratifs Assurer de manire proactive les suivis administratifs afin de garantir la facturation en temps opportun, la perception des paiements, la compltion de la documentation et les communications clients Participer lamlioration continue des processus et accomplir toute autre tche administrative connexe assigne Qualifications et exprience Minimum de 3 ans dexprience en administration des ventes, administration financire, oprations commerciales ou dans un rle similaire Bonne comprhension de la facturation, du traitement des paiements, de la coordination des comptes clients/fournisseurs et des processus administratifs financiers Exprience avec des systmes ERP et CRM; une exprience avec NetSuite constitue un atout Excellentes aptitudes organisationnelles et grand souci du dtail Excellentes comptences en communication crite et verbale Bonne matrise des outils informatiques, incluant Microsoft Office et Teams Capacit grer plusieurs priorits avec rigueur et sens des responsabilits Personne autonome avec une forte capacit de suivi et un sens marqu de lappropriation des dossiers Capacit collaborer efficacement entre diffrents dpartements dans un environnement dynamique Une exprience dans les secteurs manufacturier, automobile, marin, des sports motoriss ou dans une industrie connexe constitue un atout Taiga accorde une grande importance la diversit dans lembauche et dans sa main-duvre, et accueille les candidatures de personnes ayant des origines, des formations et des expriences diverses. Nous reconnaissons quil existe de nombreux obstacles lgalit daccs lemploi et aux possibilits de dveloppement de carrire, et nous nous efforons dembaucher des groupes sous-reprsents dans lindustrie technologique. La diversit chez Taiga signifie favoriser un lieu de travail o les diffrences sont apprcies pour les contributions quelles apportent notre formidable quipe. Nous vous remercions pour lintrt que vous portez Taiga. Cependant, seules les personnes slectionnes pour un entretien seront contactes. propos de Taiga Taiga est une entreprise canadienne qui rinvente les sports motoriss grce des vhicules lectriques hors route rvolutionnaires. Adoptant une approche d'ingnierie optimise, Taiga repousse les frontires de la technologie lectrique pour atteindre des rapports puissance-poids extrmes et les spcifications thermiques ncessaires afin de surpasser les vhicules de sports motoriss combustion haute performance comparables. Les premiers modles commercialiss s'inscrivent dans une gamme de motoneiges et de motomarines lectriques visant rpondre la demande croissante de la clientle rcrative et commerciale qui cherche de meilleurs moyens d'explorer les grands espaces, sans compromis.Pour de plus amples renseignements, visitezwww.taigamotors.com ********************************************************************* Taiga Motors is seeking a highly organized, proactive Sales Operations Administrator to support day-to-day operational and administrative activities across Sales, Finance, Logistics, and Customer Support. This role is critical to ensuring smooth order-to-delivery execution for global B2B and B2C customers, including customer order administration, invoicing, payment tracking, customs documentation, and vehicle registration support. This is not a direct sales or account management role, but a key operational support function focused on accuracy, responsiveness, and cross-functional coordination to deliver a strong customer experience. The ideal candidate is detail-oriented, self-motivated, and comfortable managing multiple priorities in a fast-paced environment. They bring strong administrative and financial coordination skills, sound judgment, excellent communication, and a proactive, ownership-driven approach, with the ability to collaborate effectively across teams while working independently. Key Responsibilities Process and administer customer sales orders accurately and efficiently Prepare, issue, and track invoices and customer payments Monitor outstanding balances and follow up with customers regarding payment status Coordinate closely with Finance to ensure accurate payment processing and account reconciliation Support Accounts Receivable (AR) and Accounts Payable (AP) coordination and administrative activities Work closely with the Logistics team to ensure orders are shipped on time and customers receive proper shipping documentation, tracking information, and related updates Support dealers and distributors with documentation required for vehicle registrations Maintain accurate customer, order, and payment information within ERP and CRM systems Support Sales, Finance, and Logistics teams with operational and administrative activities Communicate professionally with customers, dealers, distributors, and internal teams regarding orders, invoices, payments, documentation, and shipment status Generate and maintain operational reports, payment trackers, and administrative records Proactively manage administrative follow-up activities to ensure timely invoicing, payment collection, documentation completion, and customer communication Support ongoing process improvements and other administrative duties as assigned Qualifications & Experience 3+ years of experience in sales administration, finance administration, sales operations, or a related role Strong understanding of invoicing, payment processing, AR/AP coordination, and administrative financial processes Experience working within ERP and CRM systems, NetSuite experience a plus Strong organizational skills and exceptional attention to detail Excellent written and verbal communication skills Strong computer skills including Microsoft Office and Teams Ability to manage multiple priorities with accuracy and accountability Self-motivated with strong follow-through and ownership mentality Ability to work collaboratively across departments in a fast-paced environment Experience in manufacturing, automotive, marine, powersports, or similar industries is considered an asset Taiga values diversity in hiring and in its workforce, and welcomes applications from people with diverse backgrounds, education and experience. We recognize that there are many barriers to equal access to employment and career development opportunities, and we strive to hire groups that are under-represented in the technology industry. Diversity at Taiga means fostering a workplace where differences are valued for the contributions they make to our great team. Thank you for your interest in TAIGA. However, only those selected for an interview will be contacted. About Taiga Motors: Taiga is a Canadian company reinventing the powersports experience with revolutionary electric powersports vehicles. Through a clean-sheet engineering approach Taiga has pushed the frontiers of electric technology to achieve the extreme power-to-weight ratios and thermal specifications required to outperform comparable high-performance combustion powersports vehicles. The product lineup currently includes electric snowmobiles and personal watercraft to deliver on a rapidly growing demand from recreational and commercial customers who are seeking better ways to explore the great outdoors without compromise. For more information, visit www.taigamotors.com.