Administrateur Réclamations/Claims Administrator at Aston Carter — NeverHard

Job DescriptionJob DescriptionTitre du poste: Administrateur de réclamations Description du poste L'Administrateur de Réclamations joue un rôle clé en agissant comme liaison entre l'équipe de garantie, les clients et le Centre d'Analyse Technique des Matériaux (TMAC). Ce rôle soutient la validation, le traitement, le reporting et la coordination des réclamations afin d'assurer précision et efficacité dans la gestion des réclamations de garantie. L'équipe est structurée par région (Canada et États-Unis) et joue un rôle critique dans le maintien de la satisfaction client et l'évitement des pénalités financières. Responsabilités Examiner et traiter les réclamations de garantie ouvertes (environ 3 000 réclamations actives). Enquêter sur les divergences (par exemple, numéros de pièce incorrects, numéros de bus, réclamations non éligibles). Collaborer étroitement avec les gestionnaires de garantie pour valider les réclamations et déterminer les résultats (approbation/refus). Analyser l'historique des réclamations pour garantir précision et cohérence. Saisir et gérer les données de réclamations dans les systèmes ERP (actuellement SAP, transition vers Dynamics 365 en septembre). Maintenir et mettre à jour les dossiers de véhicules et les réclamations associées dans le système ERP. Traiter environ 80 nouvelles entrées de véhicules par mois en fonction de la production. Attribuer des codes pour suivre les pièces retournées au TMAC (environ 16 000 annuellement). Assurer le codage et le suivi appropriés des réclamations et du statut des pièces. Générer des rapports hebdomadaires (par exemple, BDI, gouvernance, etc.). Exporter et analyser des données à l'aide d'Excel et/ou Power BI. Soutenir l'exactitude des données et les exigences de reporting pour les parties prenantes internes. Agir comme point de contact entre les gestionnaires de garantie, le TMAC et les équipes internes. Répondre et trier les courriels des clients et des départements internes. Communiquer avec les clients si nécessaire (par exemple, problèmes de compte ou création de compte). Préparer la documentation douanière et d'expédition pour les pièces traversant les frontières. Créer et gérer la documentation pour les expéditions vers divers lieux. Coordonner les ramassages de pièces sous garantie, y compris la création de compte sur les plateformes de transporteurs. Compétences Essentielles 2 à 5 ans d'expérience dans un rôle administratif/clérical au sein d'un environnement de fabrication. Expérience dans le traitement des réclamations, la facturation ou la documentation douanière. Expérience des systèmes ERP (SAP, Dynamics, ou similaire). Bilingue (français requis, anglais fonctionnel). Compétences intermédiaires en Microsoft Office : Excel (VLOOKUP, Tableaux croisés dynamiques), Word & Outlook. Compétences Supplémentaires & qualifications Expérience avec Dynamics 365. Connaissance de Power BI. Expérience dans les entreprises de transport, d'aéronautique ou de fabrication. Environnement De Travail Modèle hybride : actuellement 2 jours au bureau (lundi et mardi), transition vers 5 jours sur site. Heures de travail : début entre 7h00 et 8h30, fin de la semaine de travail. Job Title: Claims Administrator Job Description The Claims Administrator acts as a key liaison between the Warranty team, clients, and the Technical Material Analysis Center (TMAC). This role supports claim validation, processing, reporting, and coordination across departments, ensuring accuracy and efficiency in warranty claim management. The team is structured by region (Canada and U.S.) and plays a critical role in maintaining client satisfaction and avoiding financial penalties. Responsibilities Review and process open warranty claims (approximately 3,000 active claims). Investigate discrepancies (e.g., incorrect part numbers, bus numbers, ineligible claims). Collaborate closely with Warranty Managers to validate claims and determine outcomes (approve/deny). Analyze claim history to ensure accuracy and consistency. Enter and manage claim data within ERP systems (currently SAP, transitioning to Dynamics 365 in September). Maintain and update vehicle records and associated claims within the ERP system. Process approximately 80 new vehicle entries per month based on production. Assign codes to track parts returned to TMAC (approximately 16,000 annually). Ensure proper coding and tracking of claims and parts status. Generate weekly reports (e.g., BDI, governance, etc.). Export and analyze data using Excel and/or Power BI. Support data accuracy and reporting requirements for internal stakeholders. Act as a point of contact between Warranty Managers, TMAC, and internal teams. Respond to and triage emails from clients and internal departments. Communicate with clients when necessary (e.g., account issues or account creation). Prepare customs and shipping documentation for parts crossing borders. Create and manage documentation for shipments to various locations. Coordinate part pickups under warranty, including account creation on carrier platforms. Essential Skills 2–5 years of experience in a clerical/administrative role within a manufacturing environment. Experience with claims processing, invoicing, or customs documentation. ERP system experience (SAP, Dynamics, or similar). Bilingual (French required, English functional). Intermediate Microsoft Office skills: Excel (VLOOKUP, Pivot Tables), Word & Outlook. Additional Skills and Qualifications Experience with Dynamics 365. Power BI knowledge. Experience in transportation, aerospace, or manufacturing companies. Work Environment Hybrid model: currently 2 days in office (Monday & Tuesday), transitioning to 5 days onsite. Work hours: start between 7:00–8:30 AM, ending the work week. Job Type & Location This is a Contract position based out of Laval, QC. Pay and Benefits The pay range for this position is $31.51 - $35.42/hr. Workplace Type This is a hybrid position in Laval,QC. À propos d'Aston Carter Aston Carter fournit des solutions de talent de classe mondiale à des milliers de clients à travers le monde. Spécialisés dans la comptabilité, la finance, les ressources humaines, l’acquisition de talents, les achats, la chaine d’approvisionnement, et certaines professions administratives, nous étendons les capacités des entreprises à la pointe de l’industrie. Nous nous appuyons sur notre profonde expertise en matière de recrutement et sur notre vaste réseau pour répondre aux besoins évolutifs de nos clients et de notre communauté de talents avec agilité et excellence. Avec des bureaux aux États-Unis, au Canada, en Asie et en Europe, Aston Carter est au service d’un grand nombre d’entreprises du classement Fortune 500. Nous sommes fiers d’avoir remporté la désignation « Prix Platine » dans le cadre des prix Best of Staffing® Client et Talent décernés par ClearlyRated. Aston Carter est un employeur souscrivant au principe de l’égalité des chances et accepte toutes les candidatures sans tenir compte de la race, du sexe, de l’âge, de la couleur, de la religion, des origines nationales, du statut d’ancien combattant, d’un handicap, de l’orientation sexuelle, de l’identité sexuelle, des renseignements génétiques ou de toute autre caractéristique protégée par la loi. Si vous souhaitez faire une demande d’accommodement raisonnable, tel que la modification ou l’ajustement du processus de demande d’emploi ou d’entrevue à cause d’un handicap, veuillez envoyer un courriel à astoncarteraccommodation@astoncarter.com pour connaître d’autres options d’accommodement. Numéro du permis d'agence de placement de personnel : AP-2000486 (Canada – Québec) Numéro du permis d'agence de recrutement de travailleurs étrangers temporaires : AR-2000485 (Canada – Québec) Ordonnance sur l’égalité des chances de San Francisco: Conformément à l’Ordonnance sur l’égalité des chances de San Francisco, pour tous les postes situés dans la ville et le comté de San Francisco, nous examinerons les candidatures des personnes qualifiées ayant un casier judiciaire ou des antécédents criminels. Utilisation de l’intelligence artificielle (IA): Nous pouvons utiliser l’intelligence artificielle (IA) pour soutenir certaines étapes de notre processus d’embauche, notamment la recherche, la présélection et l’évaluation des candidatures. L’IA aide à analyser les candidatures et les qualifications, mais les décisions finales sont prises par notre équipe de recrutement. En soumettant votre candidature, vous reconnaissez et acceptez que celle-ci puisse être examinée à l’aide d’outils d’IA. About Aston Carter Aston Carter provides world-class corporate talent solutions to thousands of clients across the globe. Specialized in accounting, finance, human resources, talent acquisition, procurement, supply chain and select administrative professions, we extend the capabilities of industry-leading companies. We draw on our deep recruiting expertise and expansive network to meet the evolving needs of our clients and talent community with agility and excellence. With offices across the U.S., Canada, Asia Pacific and Europe, Aston Carter serves many of the Fortune 500. We are proud to be a ClearlyRated Best of Staffing® Platinum Award winner for both client and talent service. The company is an equal opportunity employer and will consider all applications without regard to race, sex, age, color, religion, national origin, veteran status, disability, sexual orientation, gender identity, genetic information or any characteristic protected by law. If you would like to request a reasonable accommodation, such as the modification or adjustment of the job application process or interviewing process due to a disability, please email astoncarteraccommodation@astoncarter.com for other accommodation options. Personnel Placement Agency Permit Number: AP-2000486 (Canada – Quebec) Temporary Foreign Worker Recruitment Agency Permit Number: AR-2000485 (Canada – Quebec) San Francisco Fair Chance Ordinance: Pursuant to the San Francisco Fair Chance Ordinance, for all positions located in the city and county of San Francisco, we will consider for employment qualified applicants with arrest and conviction records. Use of Artificial Intelligence (AI): We may use Artificial Intelligence (AI) to support parts of our hiring process, including sourcing, screening, and evaluating candidates. AI helps assess applications and qualifications, but final decisions are made by our hiring team. By applying, you acknowledge and agree that your application may be reviewed using AI tools.