Commis Comptable · Comptes fournisseurs et comptes clients at PAQ — NeverHard

Job DescriptionJob Description Titre du poste : Commis Comptable · Comptes fournisseurs et comptes clients Département : Finance Supérieur(e) immédiat(e) : Gestionnaire des finances Statut du poste : temps plein permanent À propos : PAQ est une organisation autochtone qui soutient les Premières nations, les Inuits et les Métis confrontés à l'insécurité du logement à Tio'tià : ke / Montréal. En utilisant une approche culturellement appropriée bassée sur l'autonomisation et la réduction des risques, nous offrons des options de logement, des hébergements et des services qui favorisent le bien-être et la guérison, et renforcent la communauté. Nous travaillons en partenariat avec d'autres acteurs pour promouvoir la santé et le droit au logement des populations autochtones urbaines. Positionnement du rôle : Cet affichage combiné peut servir au recrutement de deux personnes. Selon les besoins opérationnels, chaque personne reçoit une affectation principale aux comptes fournisseurs ou aux comptes clients et peut assurer la continuité de l’autre cycle. Cette polyvalence ne fusionne pas les responsabilités d’approbation et de contrôle. Sommaire du poste : Chez PAQ, nous soutenons les Premières Nations, les Inuit et les Métis confrontés à l’insécurité du logement à Tio’tià:ke/Montréal au moyen d’une approche culturellement appropriée fondée sur l’autonomisation et la réduction des méfaits. Le ou la commis comptable assure le traitement exact et ponctuel d’un volume élevé de transactions liées aux comptes fournisseurs et aux comptes clients. La personne saisit les données, maintient une documentation complète, effectue les suivis courants et signale rapidement les écarts ou situations inhabituelles. Responsabilités principales : 1. Comptes fournisseurs Recevoir, centraliser et vérifier les factures et notes de crédit, notamment les calculs, taxes, doublons, pièces justificatives, approbations et codifications requises. Saisir les factures, crédits et ajustements administratifs autorisés dans Sage 50. Rapprocher les relevés fournisseurs et effectuer le suivi des documents, écarts ou approbations manquants. Préparer les lots de paiement et les transmettre aux personnes autorisées; ne pas libérer seul les fonds. 2. Comptes clients Préparer et émettre les factures selon les contrats, tarifs, calendriers et instructions approuvés. Enregistrer et affecter les paiements, virements, chèques, dépôts et autres encaissements. Maintenir le rapport de vieillissement, effectuer les rappels courants et documenter les contestations ou promesses de paiement. Identifier les encaissements non attribués et soumettre les crédits, radiations, remboursements ou ajustements à l’approbation requise. 3. Rapprochements clôture et documentation Rapprocher les grands livres auxiliaires, registres, relevés et transactions bancaires attribués. Fournir les informations nécessaires aux coupures de période, charges à payer, revenus à recevoir et reports. Maintenir une piste d’audit complète comprenant factures, contrats, preuves, approbations, reçus et correspondance. Soutenir les clôtures mensuelles et annuelles ainsi que les demandes d’audit. 4. Service et travail d’équipe Répondre avec professionnalisme aux demandes courantes des fournisseurs, clients, partenaires et équipes internes. Coordonner les priorités, soldes et éléments en suspens avec l’autre commis, la personne responsable de la paie, l’analyste et le gestionnaire. Tenir à jour les échéanciers, listes de suivi et dossiers incomplets ou contestés. Contribuer à la documentation et à l’amélioration continue des procédures. Relations organisationnelles : Relations verticales Relève du ou de la gestionnaire des finances, qui établit les priorités, attribue le cycle principal et approuve les exceptions. Aucun rapport direct et aucune autorité budgétaire, contractuelle ou disciplinaire. Relations horizontales dans les Finances Travaille en complémentarité avec l’autre commis comptable et assure, au besoin, la continuité des comptes fournisseurs ou clients. Échange avec la personne responsable de la paie et l’analyste afin de résoudre les écarts et de fournir les données nécessaires aux rapprochements et rapports. Relations latérales dans PAQ Collabore avec les détenteurs de budget, les responsables de sites, les programmes, le Logement, les Refuges, les Opérations, le Développement et les Ressources humaines. Obtient les approbations, pièces et renseignements nécessaires sans se substituer aux personnes responsables de la dépense, du contrat ou du budget. Relations externes Communique avec les fournisseurs, clients, partenaires et payeurs pour les suivis administratifs autorisés. Ne négocie pas de contrat, ne modifie pas les modalités commerciales et ne prend pas d’engagement au nom de PAQ. Continuité et couverture interfonctionnelle À la demande du ou de la gestionnaire des finances, la personne peut accomplir temporairement des tâches relevant d’une autre fonction financière afin d’assurer la continuité pendant des vacances, un congé, une absence, une période de transition ou une surcharge ponctuelle. La couverture est limitée aux tâches pour lesquelles la personne possède la formation, l’information, les accès et les délégations nécessaires. Elle ne constitue pas un transfert permanent de poste ou de responsabilités. Les contrôles d’approbation, la traçabilité et la séparation des tâches continuent de s’appliquer. Lorsqu’une même personne doit exceptionnellement préparer et contrôler une opération, une révision indépendante ou une approbation compensatoire doit être documentée. Autorité et limites du rôle N’approuve pas ses propres dépenses, factures, crédits, radiations ou remboursements. Ne crée ou ne modifie pas seul les données maîtres sensibles, notamment les coordonnées bancaires d’un fournisseur ou d’un payeur. Ne libère pas seul les paiements et respecte toute exigence de double autorisation. Ne détermine pas seul le traitement comptable d’une transaction inhabituelle ou la reconnaissance d’un revenu. Escalade immédiatement les anomalies, doublons, changements bancaires sensibles, écarts matériels et soupçons de fraude. Scolarité connaissances et expérience : DEP en comptabilité, tenue de livres ou formation équivalente; une combinaison équivalente de formation et d’expérience peut être considérée. Une (1) à trois (3) années d’expérience en comptes fournisseurs, comptes clients, tenue de livres ou soutien comptable. Expérience avec un logiciel comptable; Sage 50 constitue un atout. Bonne maîtrise d’Excel et des outils de gestion documentaire. Connaissance pratique des taxes, factures, crédits, encaissements, dépôts et rapprochements. Maîtrise du français oral et écrit; connaissance de l’anglais, un atout. Compétences aptitudes et valeurs Minutie, rapidité et constance dans un environnement à volume élevé. Organisation, autonomie et suivi rigoureux des échéances. Intégrité, discrétion et respect de la confidentialité et des contrôles. Communication professionnelle et orientation vers le service. Capacité à détecter les anomalies, à résoudre les écarts courants et à demander une validation. Collaboration, souplesse et capacité à couvrir temporairement l’autre cycle. Indicateurs de contribution Transactions traitées conformément aux délais et procédures établis. Dossiers complets, exacts et appuyés par une piste d’audit. Réduction des erreurs, doublons, écarts et encaissements non attribués. Vieillissement des comptes et éléments en suspens suivis et escaladés à temps. Rapprochements et informations de clôture fournis selon le calendrier. Reconnaissance et mise à jour : Cette fiche décrit les responsabilités principales du poste. Elle doit être interprétée conformément à la structure organisationnelle, aux politiques et délégations de PAQ ainsi qu’aux exigences légales et contractuelles applicables. Toute modification substantielle de l’autorité ou des responsabilités doit faire l’objet d’un examen formel avant sa mise en œuvre. *Chez PAQ, bien que le français soit la langue principale de travail , de nombreux bénéficiaires autochtones que nous desservons parlent d'abord leur langue maternelle et l'anglais comme deuxième langue , le français étant rarement utilisé . Afin d’offrir un soutien efficace, la maîtrise de l'anglais est requise pour ce poste. Cette exigence repose uniquement sur la nature des fonctions et la nécessité de communiquer efficacement avec nos bénéficiaires, en conformité avec les lois linguistiques du Québec. **Seules les personnes dont la candidature répond aux exigences seront contactées. ***Les candidat.e.s autochtones sont fortement encouragé.e.s à postuler.