Офис-менеджер/операционист at СПС-Холод Астана — NeverHard

Обязанности: 1. Первичная документация и операционная работа Выставление счетов клиентам; Формирование накладных, актов и иных первичных документов; Подготовка и оформление документов по реализации товаров; Контроль наличия и корректности первичных документов; Сбор и систематизация документов для передачи в бухгалтерию; Ведение электронного и бумажного архива документов; Взаимодействие с менеджерами компании по вопросам оформления документов. 2. Взаимодействие с бухгалтерией на аутсорсе Передача первичной документации в бухгалтерию; Работа с кассой; Предоставление бухгалтерии необходимых документов и информации; Получение от бухгалтерии документов, счетов, актов и иной информации; Контроль своевременного обмена документами; Сверка наличия необходимых закрывающих документов; Оперативное взаимодействие с бухгалтерией по текущим вопросам компании. 3. Контроль текущих платежей Ведение реестра регулярных платежей компании; Контроль сроков оплаты аренды, рекламы, связи, интернета, коммунальных и иных регулярных расходов; Своевременная передача информации и счетов на оплату; Контроль получения счетов и закрывающих документов от поставщиков; Информирование руководителя о предстоящих платежах и просроченных обязательствах. 4. Административное обеспечение офиса Организация отправки и получения писем, документов, посылок и корреспонденции; Взаимодействие с курьерскими и почтовыми службами; Заказ воды, канцелярских и хозяйственных товаров; Контроль наличия необходимых расходных материалов в офисе; Взаимодействие с арендодателем и поставщиками услуг по текущим административным вопросам; Решение текущих организационных вопросов офиса. 5. Документооборот Регистрация и систематизация входящих и исходящих документов; Контроль подписания и возврата документов; Ведение реестров договоров и первичной документации; Поддержание порядка в бумажном и электронном документообороте; Контроль хранения и доступности документов компании. 6. Поддержка руководителя Выполнение текущих административных и операционных поручений; Подготовка необходимой информации и документов; Контроль исполнения отдельных организационных задач; Поддержание порядка в текущих операционных процессах компании. Зона ответственности Обеспечение бесперебойной административной работы офиса, своевременного оформления и движения первичной документации, взаимодействия с аутсорсинговой бухгалтерией и контроля регулярных операционных задач компании. Требования: Среднее специальное или высшее образование; Опыт работы офис-менеджером, операционистом, помощником бухгалтера, специалистом по документообороту или на аналогичной должности — желательно от 1 года; Уверенное владение ПК: Microsoft Word, Excel, электронная почта; Знание 1С на уровне работы с первичной документацией; Понимание основ первичного документооборота: счета, накладные, акты, доверенности, договоры, закрывающие документы; Понимание процесса выставления счетов и оформления реализации; Умение работать с большим количеством документов и информации; Грамотная письменная и устная речь; Внимательность к цифрам, реквизитам и документам; Ответственность и исполнительность; Организованность и умение соблюдать сроки; Умение самостоятельно контролировать поставленные задачи и доводить их до завершения; Готовность взаимодействовать с бухгалтерией, сотрудниками компании, клиентами и поставщиками; Способность быстро осваивать внутренние процессы. Личные качества: Ищем внимательного, системного и самостоятельного сотрудника, который любит порядок в документах и задачах, не теряет информацию и не требует постоянного контроля со стороны руководителя. Условия: Официальное трудоустройство в соответствии с законодательством РК Стабильная заработная плата, выплата своевременно График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00 Работа в офисе компании Полная занятость Испытательный срок — до 3 месяцев Оборудованное рабочее место и предоставление всего необходимого для работы Ввод в должность и обучение внутренним процессам компании Возможность профессионального развития и расширения зоны ответственности Работа в небольшой команде с возможностью напрямую влиять на организацию и улучшение внутренних процессов компании