Делопроизводитель/помощник юриста at Олимп Строй Эксперт — NeverHard

Обязанности: Ведение входящей и исходящей корреспонденции: регистрация писем, уведомлений, запросов, претензий, ответов, актов, служебных записок. Ведение журнала входящей и исходящей корреспонденции с указанием даты, номера, отправителя/получателя, содержания и ответственного исполнителя. Присвоение исходящих номеров документам. Контроль сроков ответов на входящие письма и поручения руководства. Передача документов ответственным сотрудникам и контроль их исполнения. Подготовка писем, справок, уведомлений, сопроводительных писем по поручению руководства. Формирование и ведение реестра договоров с заказчиками, подрядчиками, поставщиками и другими контрагентами. Учет дополнительных соглашений, приложений, спецификаций, протоколов разногласий, гарантийных писем. Контроль наличия оригиналов подписанных договоров и приложений. Сканирование и систематизация договорной документации в электронном архиве. Ведение приказов по основной деятельности: назначение ответственных лиц, ответственных за производство работ, охрану труда, пожарную безопасность, материальные ценности и т. д. Регистрация приказов и ознакомление работников с ними. Формирование папок по каждому строительному объекту. Сбор и систематизация документов по объектам: договор, проектная документация, переписка, ППР, графики, приказы, доверенности, акты, протоколы совещаний, исполнительная документация. Контроль поступления документов от инженеров ПТО и руководителей объектов. Ведение реестра объектов и документации по каждому объекту. Прием и передача оригиналов документов между офисом и строительными площадками. Ведение доверенностей: регистрация, сроки действия, выдача и возврат. Подготовка документов для отправки через Казпочту, курьерскую службу, электронную почту, e-Otinish и иные системы. Хранение подтверждений отправки и получения корреспонденции. Ведение архива компании: договоры, акты, письма, приказы, доверенности, исполнительная документация и иные документы. Подшивка документов в дела по годам, объектам и контрагентам. Контроль наличия оригиналов документов. Подготовка документов для передачи в архив. Взаимодействие с бухгалтерией, ПТО, снабжением, тендерным отделом, юристом и руководителями объектов по документообороту. Получение от сотрудников документов, необходимых для подписания руководителем. Организация подписания документов директором и их дальнейшая отправка адресатам. Контроль возврата подписанных экземпляров договоров, актов и соглашений от контрагентов. Ведение электронного архива на сервере или в облачном хранилище по единой структуре папок. Контроль корректности наименования и сохранения файлов. Обеспечение быстрого поиска любого документа по объекту, контрагенту, дате или номеру. Требования: высшее образование Условия: оформление по трудовому договору социальный пакет