Ресешнист at Международные Школы Сообщество Казахстана — NeverHard

Встречать посетителей, гостей, родителей и иных внешних лиц, приветствовать их, оказывать необходимую помощь и направлять в соответствующие подразделения школы профессионально, вежливо и оперативно. Принимать входящие телефонные звонки, фильтровать их, предоставлять необходимую информацию и своевременно переадресовывать обращения в соответствии с политиками, процедурами и инструкциями администрации школы. Принимать и обрабатывать общие запросы родителей, учащихся и посетителей, обеспечивая их своевременную передачу ответственным сотрудникам с соблюдением конфиденциальности, тактичности и профессиональной этики. Обеспечивать взаимодействие между родителями и школой по вопросам поступления, обучения учащихся, оплаты обучения, расписания занятий, назначения встреч и иных административных процедур. Незамедлительно информировать руководство школы либо соответствующие службы обо всех срочных вопросах и чрезвычайных ситуациях, касающихся учащихся, родителей или сотрудников, в соответствии с процедурами safeguarding (защиты детей). Вести ежедневный учет нарушений посещаемости учащихся, включая опоздания и досрочные уходы, в соответствии с требованиями школы по мониторингу посещаемости и защите детей. Принимать, регистрировать, сортировать и своевременно распределять входящую корреспонденцию, посылки и курьерские отправления между подразделениями школы. Строго соблюдать процедуры безопасности школы, контролируя доступ посетителей, оформляя гостевые пропуска и обеспечивая обязательную регистрацию входа и выхода всех посетителей. Поддерживать систему safeguarding путем постоянного контроля доступа на территорию школы и соблюдения правил допуска посетителей. Поддерживать постоянное взаимодействие с руководством школы, административной службой, отделом кадров, педагогическим коллективом и вспомогательными подразделениями для обеспечения эффективной деятельности школы. Соблюдать полную конфиденциальность информации об учащихся, родителях, сотрудниках и деятельности школы в соответствии с политикой защиты персональных данных и safeguarding. Оказывать помощь в организации школьных совещаний, родительских конференций и мероприятий, включая планирование, информирование участников и подготовку необходимой документации. Вести протоколы совещаний и обеспечивать их своевременное оформление и распространение по поручению руководства школы. Подготавливать типовую корреспонденцию, включая письма, уведомления и ответы, по поручению администрации школы. Вести системы хранения документов, журналы регистрации и архив в соответствии с внутренними требованиями школы. Обеспечивать поддержание зоны рецепции в чистом, аккуратном и презентабельном состоянии, соответствующем высоким стандартам школы. Оказывать административную поддержку руководству школы, включая подготовку, печать, копирование и распространение документов. Контролировать исполнение административных поручений и при необходимости осуществлять своевременное сопровождение незавершенных задач. Вести и своевременно обновлять базы данных школы, контактные списки и административную документацию, обеспечивая точность и актуальность информации. Оказывать административную поддержку процессу приема учащихся, предоставляя необходимую информацию и консультации потенциальным родителям и кандидатам. Оказывать содействие в оформлении и выдаче стандартных школьных документов, справок, форм и сертификатов. Взаимодействовать с транспортной службой, хозяйственным отделом и другими службами школы для обеспечения бесперебойной ежедневной деятельности. Принимать участие в реализации процедур реагирования на чрезвычайные ситуации, включая эвакуацию и локдаун, под руководством администрации школы. Вести учет найденных вещей и организовывать работу с бюро находок в соответствии с внутренними процедурами школы. Незамедлительно сообщать руководству обо всех выявленных нарушениях безопасности, происшествиях и иных инцидентах. Обеспечивать, чтобы все коммуникации осуществлялись профессионально, уважительно и были ориентированы на поиск решений, поддерживая положительную репутацию школы. Выполнять иные разумные поручения директора школы, заместителя директора либо иных представителей Старшей руководящей команды (Senior Leadership Team). Выполнять иные обязанности в пределах своей компетенции, которые могут быть обоснованно поручены работодателем.