Администратор стоматологической клиники at Студия ортодонтии УЛЬТРА — NeverHard

Требования к кандидату на должность Администратор (два сотрудника) Образование не ниже среднеспециального, или со средним образованием. Опыт работы (в какой области, стаж, должность) Опыт работы в администратор / менеджером по продажам не менее 2 лет. Специальные знания Умение работать на компьютере знание программ (EXСEL, 1C, СРМ система, инстаграм, power point, word). Умение качественно и оперативно составлять отчеты, письма в государственные органы и иные организации, заполнения другой документации. Умение качественно находить подрядчиков по услугам необходимых для исполнения задач. Знания законодательства и нормативных документов в сфере трудовых отношений, медицины (стоматологии). Задача Исполнение функций колл центра. Плановое формирование записей пациентов. Учет поступлений денежных средств. Работа с дебиторской задолженностью. Организация функционирования офиса. Планирование закупок услуг/товаров. Проведение конкурсов по закупу услуг/товаров. Планирование работы (План/Факт/Отклонения). Участие в сверке ТМЗ. Профиль компетенции Количественные компетенции Качественные компетенции Организация работы по сохранности и содержанию офиса в соответствии с внутренними правилами Компании. Ведение плановых записей приема пациентов, активная работа с клиентами. Подготовка внутренних отчетов. Ведение работы с дебиторской задолженностью. Ежедневно заполнять чек-листы по результатам обходов проверки офиса. Формирование табеля учета рабочего времени сотрудников. Обработка входящих звонков/whats up сообщений. Дисциплинированность (соблюдение графиков и режимов, своевременное заполнение документации). Коммуникабельность в отношении с коллегами. Умение достигать поставленных целей. Умение грамотно объяснять ситуации и правильно излагать речь. Умение распознавать коренные причины тех или иных проблем и ситуации, а не только последствия. Умение ставить приоритеты и оперативно исполнять поставленные руководством задачи Дополнительные требования Стресс устойчивый (ая), нацеленный(ая) на результат, быть готовым (ой) к выполнению задач и после 18.00 и в выходные дни (при производственной необходимости). Всегда быть на связи, даже в выходные и праздничные дни. Функциональные обязанности Планирование записей/подтверждение встречи за сутки за 2 часа/ перезапись. Встреча пациентов /заполнение карточки/чай кофе/ презентация товара / презентация врача и услуг. Принимать оплату за оказанные услуги (Касса/учет/запись/Z отчет/ проводки- X отчет). Работа с дебиторской задолженностью/ детализация по срокам, ситуациям, статусам и т.п./ отчеты. 100% организация колл центра /отчеты/ проблемы и решения. Обработка входящего потока (звонки, смс, whats up, инстаграм) Планирование закупа канц/хоз/мед товаров и материалов прочих Организация конкурса по услугам/товарам Обходы офиса на предмет функционирования кондиционеров/включателей/ двери, стены/потолок/визуальный осмотр кранов и туалетов на предмет подтеков / офисная мебель. Формирование внутренних отчетов (по клиентам - звонки/переписка whats up/встреч/ отклоненных встреч/ консультаций и т.д.). План работ ежемесячный (План-факт-отклонения с детализацией в процентах, штуках, часах и т.д. Сбор информации по улучшению бизнес-процессов в Клинике посредством коммуникации с сотрудниками клиники (врачи, Ассистенты, санитарки и т.д.). Режим работы: скользящий график 5/2