Личный ассистент at АЛИЕВА А.Б. — NeverHard

О компании Мы развиваем международный личный бренд, образовательные проекты, мероприятия и ретриты в сфере личностного развития, психологии, духовных практик и осознанного образа жизни. Мы ищем активного Personal Assistant, который будет обеспечивать порядок, контроль исполнения задач и эффективное взаимодействие между всеми участниками команды. Основная цель позиции Освободить руководителя и Executive Operations Manager от ежедневной административной нагрузки, коммуникаций и рутинных задач, обеспечивая порядок в операционной деятельности. Обязанности Календарь и встречи Ведение календаря руководителя. Назначение, перенос и подтверждение встреч. Подготовка ежедневного расписания. Напоминание участникам о встречах. Контроль изменений в графике. Коммуникации Первичная обработка входящих сообщений. Коммуникация с подрядчиками, клиентами и партнёрами. Запрос необходимой информации у подрядчиков. Контроль получения ответов. Ведение деловой переписки на русском и английском языках по шаблонам. Работа с подрядчиками Поиск подрядчиков по заданным критериям. Сбор и систематизация предложений. Запрос счетов и договоров. Контроль подписания документов. Контроль сроков выполнения задач подрядчиками. Документооборот Ведение файловой системы. Поддержание порядка в Google Drive и рабочих папках. Поиск и систематизация документов. Социальные сети и контент Контроль работы подрядчиков Административная поддержка семьи Запись к врачам, специалистам и на услуги. Организация доставки товаров и услуг. Коммуникация с персоналом дома при необходимости. Выполнение административных поручений руководителя. Отчётность Подготовка еженедельного отчёта. Контроль списков задач. Обновление статусов по поручениям. Ведение трекера задач. Контроль дедлайнов. Требования Обязательные Опыт работы на административной позиции Высокий уровень самоорганизации. Умение одновременно вести несколько задач Грамотный русский язык. Уверенный английский язык (не ниже Upper Intermediate). Готовность быть на связи в нерабочее время и быстро реагировать на срочные вопросы. Личные качества Проактивность. Высокая ответственность. Системность мышления. Умение доводить задачи до результата. Дипломатичность. Стрессоустойчивость. Конфиденциальность. Внимательность к деталям. KPI позиции Соблюдение сроков реализации проектов. Выполнение задач подрядчиками в срок. Отсутствие просроченных поручений. Скорость решения операционных вопросов. Своевременность отчетности. Уровень удовлетворенности руководителя качеством поддержки.