Specialist, Service Activation

Job DescriptionJob Description
#WorkwithImpact
About Us:
Castlemain supports people and communities to understand and access class action settlements and community programs through clear, trauma-informed, and culturally grounded communication. With more than 200 team members, many of whom are Indigenous, we deliver services in English, French, and several Indigenous languages across the country.
At Castlemain, we are committed to creating a workplace where people feel respected. To learn more about who we are visit https://www.castlemain.com/
As a
Specialist, Experience, Technology and Compliance (Service Activation),
you will support the Service Activation Lead to implement service plans that deliver claimant-centred support across channels such as phone, online, in person meetings and group sessions. The role focuses on coordination, documentation, readiness tracking and operational support so service activation activities stay organized, aligned and executed in a consistent way. You will help translate service plans into practical workflows, tools and training.
This is a full-time, permanent position offered hybrid or remote.
About the Opportunity:
Support service plan implementation and coordination by assisting with the review and rollout of service plans for English, French, and specialized populations. Coordinate activation meetings, prepare materials, document decisions, track action items, and follow up on deliverables.
Coordinate service readiness and resources by helping identify staffing, facilities, materials, and training supports required for activation. Track timelines and readiness across service channels and sites, and flag gaps, risks, and dependencies to the Service Activation Lead.
Assist with training and knowledge mobilization by coordinating training sessions and onboarding logistics for Claims Helpers, Liaisons, and other front-line teams. Support development and organization of training materials and gather feedback to identify opportunities for improvement.
Support infrastructure and process validation by participating in solution walkthroughs to identify operational gaps after service activation, documenting findings, tracking remediation actions, and coordinating with technology, communications, and data teams.
Maintain communication, reporting, and monitoring systems by supporting service communication protocols, maintaining issue and escalation logs, tracking readiness indicators and activation milestones, and preparing status updates and reports for leadership.
Apply trauma-informed and culturally safe practices in all work, respecting the histories and needs of Indigenous communities and other equity-deserving groups.
About You:
You bring 3 – 5 years' experience in:
Strong organizational and coordination skills, experience tracking multiple workstreams and deliverables.
Clear written and verbal communication skills.
Ability to manage details while keeping sight of overall service activation objectives.
Comfort working in structured project environments, including use of templates, trackers and action logs.
Collaborative, team-oriented mindset with strong relationship-building skills.
Problem solving skills with attention to operational detail and Claimant impact.
Experience supporting complex service delivery or program implementation, preferably in claimant, community or public-facing environments.
Experience with common project and collaboration tools (for example Microsoft 365, Teams, SharePoint, project tracking tools).
Experience leading coordination for complex service activations or launches.
Experience developing or improving activation checklists, playbooks or training supports.
Experience in class action, legal, health or public sector service environments.
Ability to travel occasionally to internal meetings or client engagements (up to 15 percent of time).
Successful candidates will be required to complete a Criminal Record Check as a condition of employment.
Compensation:
Starting annual compensation of $51,00-$69,000 plus rewarding benefits package. The offered compensation will take into account the candidate’s skills, experience, qualifications, location, and internal equity.
How to Apply:
We invite you to submit your resume to https://www.castlemain.com/about/careers/
At Castlemain, we know not everyone’s experience fits a checklist. If this role interests you and you feel you can contribute, we encourage you to apply. We value curiosity, and the unique perspectives people bring.
Castlemain is committed to making our hiring process accessible and supportive. If you need accommodation at any stage of the application or interview process, please let us know. We are happy to work with you to ensure your needs are met.
#ContribuerÀLaMission
À propos de nous:
À Castlemain, nous aidons les gens et les communautés à comprendre en quoi consistent les règlements d’actions collectives et les programmes communautaires, à y accéder et à y participer grâce à une communication transparente, tenant compte des traumatismes et ancrée dans leur culture. Avec plus de 200membres au sein de notre équipe, dont plusieurs sont Autochtones, nous offrons des services en français, en anglais et dans plusieurs langues autochtones partout au pays.
À Castlemain, nous contribuons à créer un lieu de travail où les gens se sentent respectés. Pour en savoir plus à notre sujet, rendez-vous au https://www.castlemain.com/fr.
En tant que
spécialiste, Expérience, technologie et conformité (activation des services)
, vous soutiendrez le responsable de l’activation des services afin de mettre en œuvre des plans de service qui offrent un soutien centré sur les réclamants par l’entremise de différents canaux, tels que le téléphone, Internet, des réunions en personne et des séances de groupe. Le poste consiste principalement à assurer la coordination et la documentation, à faire le suivi de l’état de préparation et à fournir un soutien opérationnel afin que les activités d’activation de services soient organisées, harmonisées et exécutées de manière cohérente. Vous contribuerez à traduire les plans de service en flux de travail, outils et formations pratiques.
Ce poste permanent à temps plein est disponible en mode hybride ou en télétravail.
À propos de l’occasion d’emploi:
Soutenir la mise en œuvre et la coordination des plans de service en aidant à l’examen et au déploiement des plans de service pour les populations francophones, anglophones et ayant des besoins particuliers. Coordonner les réunions d’activation, préparer le matériel, documenter les décisions, suivre les mesures à prendre et assurer le suivi des résultats attendus.
Coordonner la préparation des services et les ressources en aidant à déterminer le personnel, les installations, le matériel et les soutiens à la formation nécessaires à l’activation. Faire le suivi des délais et l’état de préparation dans l’ensemble des canaux et sites de service, et signaler les lacunes, les risques et les dépendances au responsable de l’activation des services.
Aider à la formation et à la mobilisation des connaissances en coordonnant les séances de formation et la logistique d’accueil et d’intégration des assistants aux réclamations, des liaisons et des autres équipes de première ligne. Soutenir l’élaboration et l’organisation du matériel de formation et recueillir des commentaires afin de cerner les possibilités d’amélioration.
Soutenir la validation de l’infrastructure et des processus en participant à des présentations de solutions afin de cerner les lacunes opérationnelles avant l’activation de services, en documentant les conclusions, en suivant les mesures correctives et en coordonnant les équipes des technologies, de communications et des données.
Maintenir les systèmes de communication, d’établissement de rapports et de surveillance en soutenant les protocoles de communication des services, tenir à jour les journaux des problèmes et des escalades, faire le suivi des indicateurs de l’état de préparation et les étapes importantes d’activation, et préparer des mises à jour et des rapports de la situation pour la direction.
Appliquer des pratiques tenant compte des traumatismes et culturellement sûres dans le cadre de tous les travaux, en respectant l’histoire et les besoins des communautés autochtones et des autres groupes méritant l’équité.
À propos de vous:
Vous apportez de (3) à (5) ans d’expérience dans les domaines suivants:
Solides compétences en matière d’organisation et de coordination, expérience dans le suivi de plusieurs flux de travail et livrables.
Compétences démontrées en communication tant à l’oral qu’à l’écrit.
Capacité à gérer les détails tout en gardant à l’esprit les objectifs généraux d’activation des services.
Aisance à travailler dans des environnements de projet structurés, notamment à utiliser des modèles, des outils de suivi et des journaux de mesures de suivi.
Esprit de collaboration et axé sur le travail d’équipe et solides compétences en matière de relations interpersonnelles.
Capacité à résoudre des problèmes en portant attention aux détails opérationnels et aux conséquences sur les réclamants.
Expérience du soutien à la prestation de services complexes ou de la mise en œuvre de programmes, de préférence dans des environnements en contact avec les réclamants, la communauté ou le public.
Expérience avec les outils courants de projet et de collaboration (par exemple, Microsoft365, Teams, SharePoint, outils de suivi de projet).
Expérience de la direction de la coordination d’activations ou de lancements de services complexes.
Expérience de l’élaboration ou de l’amélioration de listes de contrôle d’activation, de guides ou de soutiens à la formation.
Expérience dans les domaines des recours collectifs, du droit, de la santé ou des services publics.
Capacité à se déplacer occasionnellement pour assister à des réunions internes ou à des rendez-vous avec des clients (jusqu’à 15pour cent du temps).
Les candidates ou candidats retenus devront se soumettre à une vérification de casier judiciaire comme condition d’emploi.
Rémunération:
Rémunération annuelle de départ de 51000$ à 69000$ incluant un ensemble d’avantages sociaux intéressants. La rémunération offerte tiendra compte des compétences, de l’expérience, des qualités et de l’emplacement de la candidate ou du candidat ainsi que de l’équité interne.
Comment postuler:
Nous vous invitons à soumettre votre CV et une lettre de candidature au https://www.castlemain.com/fr/a-propos/carrieres/.
Chez Castlemain, nous savons que l’expérience de chacun ne correspond pas forcément à une liste de critères. Si ce poste vous intéresse et que vous pensez pouvoir apporter votre contribution, nous vous encourageons à postuler. Nous accordons de la valeur à la curiosité dont fait preuve chaque personne et à ses perspectives uniques qu’elle offre.
Castlemain contribue à rendre notre processus d’embauche accessible et accueillant. Si vous avez besoin d’une mesure d’adaptation à tout moment au cours de la procédure de candidature ou d’entrevue, n’hésitez pas à nous en faire part. Nous serons ravis de collaborer avec vous pour répondre à vos besoins